Anforderungen an den Betreiber und Instandhalter

Abstimmung der Instandhaltungsanforderungen mit den Unternehmensanforderungen, um sicherzustellen, dass eine sorgfältige und aufmerksame Handlungsweise nachgewiesen werden kann. Vorhalten von Wartungs- und Bedienungsunterlagen (BW&B). Durchführung von Leistungen gemäß den allgemein anerkannten Regeln der Technik. Berücksichtigung der Revisionsunterlagen gemäß DIN 18379 und der Festlegungen der VDI 6026. Sicherstellung eines nachweislich sorgfältigen und aufmerksamen Handelns.

Um sicherzustellen, dass die RLT-Anlagen der Liegenschaft ordnungsgemäß betrieben werden, gelten folgende Schritte nach Abschluss der Montagearbeiten: Die Anlagen werden geprüft und vom Betreiber abgenommen. Anschließend erfolgt die Einweisung des Service Providers in den Betrieb der Anlagen und deren Übergabe in seinen Verantwortungsbereich.

Die erforderlichen Betriebs-, Wartungs- und Bedienunterlagen (BW&B), die für die Abnahme und Übergabe gemäß DIN 1961 VOB Teil B § 12, ATV DIN 18379 VOB Teil C, DIN EN 12599 vorbereitet werden müssen, werden dem Service Provider während der Übergabe überreicht. Die auszuführenden Leistungen sind gemäß den allgemein anerkannten Regeln der Technik oder, falls erforderlich, entsprechend dem aktuellen Stand der Technik durchzuführen.

Der Betreiber trägt die Verantwortung dafür, dass die aktuellen RLT-Anlagen der Liegenschaft den vertraglichen Vereinbarungen und den zum Zeitpunkt der Abnahme gültigen Gesetzen sowie den anerkannten Regeln der Technik entsprechen. Sobald der Istzustand der Anlagen erfasst ist (Erstinspektion), sind die genannten Bedingungen vom Service Provider erfüllt und somit die Vereinbarung für zukünftiges Betreiben in Kraft.

Die erforderlichen Dokumente für den Betrieb müssen als Revisionsunterlagen gemäß DIN 18379 vom Betreiber gemäß dem ausgeschriebenen Leistungsumfang bereitgestellt und bei der Abnahme übergeben werden, um eine bestimmungsgemäße Betriebsführung der RLT-Anlagen sicherzustellen. Die Details finden Sie im beigefügten Verzeichnis im Anhang.

Zusätzlich ist eine Zusammenstellung der wichtigsten technischen Daten aus den Betriebs- und Wartungsanleitungen, die für einen sicheren und effizienten Betrieb erforderlich sind, erforderlich. Diese sollten als Protokoll für die Einweisung des Service Providers dokumentiert werden.

Die Funktionsbeschreibung, einschließlich der erforderlichen Parameter für den Betrieb, wird separat durch den zuständigen Fachgruppenleiter gemäß den beschriebenen Anwendungskriterien erstellt und gegebenenfalls als externe Anlagen bereitgestellt. Hierzu gehören unter anderem korrespondierende Regelungsdiagramme sowie Regelungsschemata, Protokolle über endgültige Einstellungen und Messungen gemäß DIN EN 12599 oder VDI 6031 im Rahmen der Einregulierungsarbeiten, sowie die Hygiene-Erstinspektion gemäß VDI 6022, Ersatzteil- und Betriebsstofflisten mit Entsorgungshinweisen, Berechnungen für den Brennstoff- und Energiebedarf, Diagramme und Kennlinienfelder für Komponenten wie Ventilatoren, Pumpen und Kühltürme, Datenpunktlisten gemäß VDI 3814 sowie Programm- und/oder Parameterlisten.

Die Richtlinien der VDI 6026 sind zu berücksichtigen. Hinsichtlich des Umfangs, der Struktur und der Qualität der oben genannten Dokumente sollte die VDI 6026 als separate Leistung spätestens zum Zeitpunkt der Abnahme vereinbart werden. Das Format und der Umfang digitaler Unterlagen müssen vertraglich festgelegt werden.

Nach der Abnahme überträgt sich die Verantwortung für die Anlage auf den Service Provider. Im Rahmen der Abnahme gemäß DIN 18379 hat der Betreiber die Aufgabe, den Service Provider einzuweisen und ihn darauf hinzuweisen, dass er für den bestimmungsgemäßen Betrieb der Anlage verantwortlich ist. Dies wird durch Inbetriebnahme-, Einweisungs- und/oder Abnahmeprotokolle dokumentiert.

Wenn zuvor erbrachte Leistungen bereits vom vorherigen Service Provider abgenommen wurden, geht die Verantwortung für den weiteren Betrieb der Anlage nach Vertragsbeginn an den neuen Service Provider über. Die Abnahme erfolgt gemäß den jeweils relevanten Regeln der Technik. Dabei wird der Ist-Zustand der Anlagentechnik in einem Verbund dokumentiert.

Relevante technische Standards für die Abnahme von RLT-Anlagen sind insbesondere DIN EN 12599, VDI 6022, VDI 6031 sowie ergänzende branchenspezifische Regelwerke wie z. B. DIN 1946, VDI 2052, VDI 3803, DIN EN 13779, DIN EN 15251. Werksinterne Regelungen haben dabei Vorrang. Das Abnahmeprotokoll muss Sicherheitshinweise für die jeweilige RLT-Anlage enthalten und im Raumbuch festgehalten werden.

Die Verpflichtungen des Service Providers ergeben sich aus den geltenden rechtlichen und/oder vertraglichen Anforderungen. Diese können unter anderem Sicherheits-, Wirtschaftlichkeits- oder Umweltaspekte betreffen. Dabei spielen vor allem organisatorische Aspekte, die Qualität und Effizienz der erbrachten Leistungen, die Qualifikation des Betriebspersonals sowie die Dokumentation eine wichtige Rolle und orientieren sich an relevanten Richtlinien für den Service Provider. Organisatorische Regelungen sind ebenfalls in Betracht zu ziehen, siehe auch VDI 3810 Blatt 1.

Durch eine klare Zuständigkeitsregelung sind dem Service Provider Pflichten und Verantwortungen zuzuweisen, die mit der betreffenden Betriebsführung des Betreibers abgestimmt werden müssen. Die Einweisung des Service Providers obliegt dem Betreiber. Die nachhaltige Einhaltung der Hygieneanforderungen in den RLT-Anlagen des Betreibers (siehe auch VDI 6022) sowie die Umsetzung des dafür erforderlichen Betriebs und der entsprechenden Instandhaltungsmaßnahmen erfordern qualifiziertes Personal seitens des Service Providers. Aufwändige betriebliche Tätigkeiten im Rahmen von Wartung, Inspektionen und Reparaturen sollten von zertifizierten Mitarbeitern des Service Providers durchgeführt werden, die über abgeschlossene Qualifikationen oder vergleichbare berufsbezogene Erfahrungen verfügen. Einfachere betriebliche Tätigkeiten wie Kontrollen, Reinigungen und bestimmte Wartungsarbeiten können auch von angewiesenem Personal ohne spezifische Berufsausbildung ausgeführt werden. Der Service Provider muss mit den Aufgaben und Funktionen der relevanten RLT-Anlagen sowie ihrer einzelnen Komponenten vertraut sein. Die fortlaufende Weiterbildung des Betriebspersonals ist sicherzustellen. Unabhängig von der Qualifikation des Service Provider-Personals ist eine zusätzliche Hygieneschulung stets erforderlich. Die Inhalte dieser Hygieneschulung sind in der Leistungsbeschreibung VDI 6022 festgelegt.

Der Service Provider muss jederzeit die Qualifikation seines Betriebspersonals nachweisen können. Sollte der Provider nicht über ausreichend qualifiziertes Personal für Betrieb und Instandhaltung verfügen, ist sicherzustellen, dass die Anlagen durch Abschluss eines Vertrags mit einem Fachunternehmen entsprechend betrieben und gewartet werden. Der Betreiber ist darüber in jedem Fall in Kenntnis zu setzen.

Zusätzlich hat der Betreiber gemeinsam mit dem Service Provider eine Betriebsanweisung zu erstellen, die kontinuierlich an die jeweilige Nutzung angepasst werden muss. In der Betriebsanweisung sind Betriebsmodalitäten während und außerhalb der Raumnutzungszeiten festzulegen, wie z. B. Ein- und Ausschaltzeiten, Betrieb mit reduziertem Gesamt- oder Außenluftstrom sowie eingeschränkte Heiz- oder Kühlleistungen.

Die Erstellung erforderlicher Betriebsanweisungen ist eine grundlegende Verpflichtung des Betreibers. Diese Anweisungen müssen dem Service Provider schriftlich und in einer verständlichen Form und Sprache zur Verfügung gestellt werden, damit das betroffene Personal sie praktisch umsetzen kann. Der Service Provider muss einen entsprechenden Nachweis zur Verständnisbildung und Dokumentation der zu erbringenden Leistungen erbringen, um die Erfüllung der Anforderungen zu bewerten.

Betriebsanleitungen sind im Gegensatz zu Betriebsanweisungen die Vorgaben der Hersteller für RLT-Anlagen (Handbücher und Typenzulassungen sowie Wartungsrichtlinien) sowie Geräte und deren Komponenten für den korrekten, bestimmungsgemäßen und sicheren Betrieb. Diese Anweisungen sind uneingeschränkt zu befolgen.

Des Weiteren ist für die Anlagen ein Betriebstagebuch anzulegen, in das der Service Provider wesentliche Vorkommnisse des Betriebsablaufs einträgt, wie z. B. Störungen und die ergriffenen Maßnahmen zu ihrer Behebung, kennzeichnende Betriebsdaten sowie die Wiederholung behördlich angeordneter Prüfungen. Störungen sind unverzüglich einzutragen. Diese Vorkommnisse werden in der Gebäudeleittechnik (GLT) über die Ereignisprotokollierung und/oder einen Stördrucker festgehalten. Bei Störungen ist eine selektive Priorisierung und entsprechende Handhabung (Relevanz, nachfolgende Maßnahmen, Notrufe usw.) vorzunehmen. Das Betriebshandbuch ist ein Bestandteil des Raumbuchs.

Die Abnahme und Übergabe (nach DIN 1961 VOB Teil B § 12, ATV DIN 18379 VOB Teil C, DIN EN 12599) stellt die Grundlage für den Betrieb einer abgenommenen RLT-Anlage dar.

Mit der Inbetriebnahme startet der Service Provider den Betrieb der abgenommenen RLT-Anlage. Die erstmalige Aktivierung eines dezentralen Geräts, einer dezentralen RLT-Anlage oder einer zentralen RLT-Anlage erfordert die Einhaltung der Hersteller-Inbetriebnahme-Anleitungen sowie die Gewährleistung der geforderten Funktion und Qualität, im Einklang mit den werkseigenen Regelwerken und Anforderungen. Ein korrekter Betrieb und eine energieeffiziente Funktionsweise müssen gewährleistet sein. Für die Inbetriebnahme sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Dasselbe Prinzip gilt entsprechend für die Wiederinbetriebnahme einer zuvor außer Betrieb genommenen RLT-Anlage. Vor der Inbetriebnahme sind die fachgerechte Montage (nach den Montageanleitungen der Hersteller) sowie die Einhaltung der geltenden Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Betriebssicherheit, zu überprüfen. Der Nachweis über durchgeführte Sicherheits-, Dichtheits-, Druck- und Funktionsprüfungen der Einzelkomponenten muss vor der Inbetriebnahme vorliegen. Bei komplexen RLT-Anlagen kann es ratsam sein, ein Inbetriebnahme-Management gemäß VDI 6039 zu implementieren. Die durchgeführte Inbetriebnahme sollte gemeinsam mit dem Betreiber protokolliert werden; dieses Protokoll wird Teil der Revisionsunterlagen und des Raumbuchs und liegt in der Verantwortung des Service Providers.

Anweisung für den Betrieb der Anlage während der Raumnutzung sowie außerhalb dieser Zeiten. Gewährleistung und Überwachung eines ordnungsgemäßen und hygienischen Betriebs sowie effizienter Energieverwendung. Eine funktionierende Abluftentsorgung ist stets grundlegend für eine effektive Raumluftzirkulation.

Der Service Provider hat die Verantwortung sicherzustellen, dass die Anlage ständig und korrekt gemäß den festgelegten Standards arbeitet. Dabei müssen ein einwandfreier hygienischer Zustand sowie energieeffizienter Betrieb gewährleistet sein und die relevanten Gesetze, Normen und Leistungsanforderungen müssen eingehalten werden. Die durchgeführten Betriebstätigkeiten innerhalb der vereinbarten Intervalle sind zu dokumentieren. Die erstellte Dokumentation ist in der Gebäudeautomation zu hinterlegen und dient als Beleg für den Betrieb. Das Ziel ist es, die erwartete Leistungsqualität gemäß den Werksspezifikationen näher zu erreichen und die Umsetzung mithilfe von Vorlagen wie Arbeitsblättern klar zu definieren.

Dem Service Provider sind die Hygieneanforderungen während des Betriebs der RLT-Anlage unter Berücksichtigung gesundheitlicher, technischer und wirtschaftlicher Aspekte zu erläutern. Es muss gezeigt werden, wie und wann die luftführenden Teile gereinigt und die Luftfilter gewechselt werden. Es ist notwendig, die potenziellen Hygienegefahren aufgrund von unsachgemäßen, versäumten oder verzögerten Luftfilterwechseln zu erklären und zu verdeutlichen. Ebenso ist zu demonstrieren, wie und wann Wärmeüberträger und Ventilatoren gereinigt werden müssen und welche Hygienerisiken bei verschmutzten Bauelementen auftreten können. Hierzu wird ein Unterweisungsprotokoll erstellt und unterzeichnet. Der Service Provider erhält jeweils eine Kopie des Unterweisungsprotokolls für die spezifische RLT-Anlage, einschließlich der Hygieneaspekte, Reinigung und Filterwechsel der Anlage, sowie Reinigung der Wärmeüberträger und Ventilatoren. Die Übergabe und Bestätigung des Erhalts des Unterweisungsprotokolls sowie der gewarteten Anlagendokumentationen erfolgt durch den Betreiber.

Schwerpunkte hinsichtlich der Hygiene des Betreibers sind die Komponenten Luftfilter, Luftbefeuchter, Kühler und Wärmerückgewinnungsanlagen. Hierbei sind insbesondere die chemischen und mikrobiologischen Zusammenhänge zu erläutern. Ein besonderes Augenmerk liegt auf den hygienischen Maßnahmen während der Wartung. Die Notwendigkeit und Umsetzung der gezielten Wartungsarbeiten der RLT-Anlagen werden gemäß den Vorgaben (Arbeitsblätter für die jeweiligen Anlagen des Betreibers) detailliert erläutert. Es ist wichtig, die Bedeutung der Reinigung der Lüftungsanlage und die Methoden zur Ermittlung der Verschmutzung der luftführenden Oberflächen zu verdeutlichen.

Zyklisch durchführt der Service Provider Probenahme, Kultivierung und Auswertung zur orientierenden Bestimmung der Gesamtkeimzahl im Befeuchterwasser anhand kommerzieller Testverfahren. Bei kritischen Befunden muss unverzüglich der/die technische Vorgesetzte informiert und gegebenenfalls weiteres Fachpersonal hinzugezogen werden. Zusätzlich erfolgt die Messung physikalischer Raumklimaparameter wie Luft- und Strahlungstemperatur, Luftfeuchtigkeit und Luftgeschwindigkeit sowie die Beurteilung des Raumklimas. Diese Aufgabe erfordert sorgfältige Umsetzung. Es ist erforderlich, allgemeine und persönliche Schutzmaßnahmen beim Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen zu erläutern, einschließlich Tätigkeiten im Gefahrenbereich, sowie sichere Entsorgungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und der Arbeitsstätten-Regeln sind besonders zu betonen. Die Entstehung von Hygieneproblemen und entsprechende Vermeidungsstrategien werden erklärt, einschließlich der Vor- und Nachteile von Systemkomponenten und Lüftungskonzepten aus hygienischer Sicht.

Zudem werden technische Messverfahren zur Überwachung der RLT-Anlagen während des Betriebs genutzt. Erweiterte Kenntnisse in Messtechnik sind hierbei erforderlich. Der Service Provider muss geeignete Messverfahren und -orte für die geforderten Messungen auswählen, die Messungen durchführen und die Ergebnisse interpretieren, die über die bisherigen Normen hinausgehen.

• Volumenstrommessungen

• Temperaturmessungen

• Luftfeuchtemessungen

• optische Beurteilung der Besenreinheit

• Staubflächendichtemessungen

Diese Prozesse zielen darauf ab, potenzielle hygienische Mängel frühzeitig zu erkennen und bereits sichtbare Probleme zu bewerten. Dabei kommen Techniken zur Erfassung mikrobiologischer Parameter zum Einsatz.

Während der Durchführung der Aufgaben müssen Gefahren im Raum aufgrund von physischen Einflüssen (EMV, Lärm, Druck) sowie chemischen und biologischen Einwirkungen (Luftqualität/Außenluft, Schimmel, Luftansaugung, Luftmenge, Umluftanteil, Beurteilung der Raumluft) vermieden werden. Diese Verantwortung liegt beim Service Provider.

Der Service Provider muss vertraut sein mit Wartung und Betrieb von RLT-Anlagen in Bezug auf Umwelt, Gebäude, Räume, die Anlage selbst sowie mögliche Nutzen und Gefährdungen (Klassifikation der Gefährdungen). Ein umfassendes Verständnis der Anlagentechnik, Thermodynamik der Komponenten, Technikzentrale, Regelungstechnik und Brandschutz sind grundlegende Fähigkeiten für jeden qualifizierten Anbieter. Der erfolgreiche Abschluss der Hygieneschulung der Kategorie A und Kategorie B muss durch eine bestandene Prüfung nachgewiesen werden.

Störungsbehebungen:

Die zuvor vom Service Provider erstellten Instandhaltungspläne unter Berücksichtigung der Hygieneaspekte müssen von beiden Vertragsparteien geprüft werden, um angemessen auf Störungen oder unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Es ist wichtig, die gegenseitigen Pflichten und Rechte zwischen dem Betreiber und dem Service Provider schriftlich zu vereinbaren, um die festgelegte Verfügbarkeit sicherzustellen. Hierbei sind Aspekte wie Ersatzteilvorrat und eindeutige Zeiten für die Störungsbehebung schriftlich festzuhalten. Dabei müssen die Vorgaben zum Einsatz zwingend befolgt werden. "Service-Level-Agreements"

Der Betreiber muss sicherstellen, dass der Zugang zur Anlage gemäß den definierten Störungsbehebungszeiten gewährleistet ist (siehe auch VDI 3810 Blatt 1). Falls spezielle Fachkenntnisse zur Ursachenfindung und Behebung von Betriebsstörungen erforderlich sind, muss zertifiziertes Fachpersonal des Service Providers hinzugezogen werden und der Fachgruppenleiter des Betreibers konsultiert werden. Bei Bedarf müssen Instandsetzungsmaßnahmen als Folge von Betriebsstörungen ergriffen werden. Der Ablauf dieser Maßnahmen muss unter Berücksichtigung der Auswirkungen und möglicher Stillstandzeiten koordiniert werden.

Schritte zur Ermittlung und Bewertung des aktuellen Zustands eines Arbeitsmittels, Identifizierung der Gründe für Verschleiß oder Schäden, Ableitung der erforderlichen Maßnahmen für zukünftige Nutzung. Verfahren zur Feststellung und Bewertung des aktuellen Zustands sowie seiner Komponenten festlegen und behandeln.

Die Überprüfung oder Begutachtung gemäß dieser Leistungsbeschreibung umfasst sämtliche Maßnahmen (wie Prüfung, Messung, Inspektion, Testen usw.), die zur Ermittlung und Beurteilung des aktuellen Zustands der zu betreibenden RLT-Anlagen oder deren Komponenten führen. Der Service Provider ist für die Durchführung der gesetzlich geforderten Prüfungen verantwortlich. Die in Abschnitt 6.4 beschriebenen Bedingungen für das Bedienen sind hier anzuwenden und einzuhalten. Der Umfang der Inspektionen kann variieren, abhängig von den Zielen der Inspektion und den jeweiligen Anforderungen, die dieser Leistungsbeschreibung zugrunde liegen.

Besondere Beachtung und Notwendigkeit gelten der Prüfung bauordnungsrechtlicher Anforderungen, insbesondere brandschutztechnischer Kriterien, hygienischer Kriterien gemäß VDI 6022 und/oder DIN 1946-4, energetischer Kennwerte, arbeitsmedizinischer Anforderungen gemäß ASR, Anforderungen hinsichtlich der BetrSichV und abweichend dokumentierter Leistungsmerkmale.

Der Umfang der Inspektionen ist entweder durch gesetzliche Vorgaben festgelegt oder wird zwischen den Vertragsparteien vereinbart. Der Service Provider ist verpflichtet, über die erforderliche Fachausbildung oder Qualifikation für diese Aufgabenstellung zu verfügen. Bei Hygieneinspektionen sind beispielsweise die Vorgaben der VDI 6022 einzuhalten. In der Regel sind umfassende Erfahrungen auf den Gebieten der Planung, Berechnung, Ausführung und/oder Inbetriebnahme ebenso essentiell wie die Kenntnis der geltenden Vorschriften und technischen Normen. Bei gesetzlich geregelten Inspektionen müssen die relevanten Anforderungen an das Prüfpersonal eingehalten werden (Zertifikate). Die Ergebnisse von Inspektionen/Prüfungen sind in einer aussagekräftigen Form zu dokumentieren (z. B. im Raumbuch). Der genaue Umfang richtet sich nach den vereinbarten gesetzlichen, normativen oder vertraglichen Anforderungen zwischen den Vertragsparteien.