Lüftungshygiene Kontrolle und Wartung

• Betreiber: Der Betreiber (Eigentümer oder Betreiberorganisation) trägt die Gesamtverantwortung. Er sorgt für die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, beauftragt die Dienstleister und stellt die Pflichten zur Organisation, Freigabe (z. B. Sicherheits- und Zutrittsgenehmigungen) und Archivierung der Nachweise sicher.

• FM-Dienstleister (Auftragnehmer): Der beauftragte Facility-Management-Dienstleister führt die Hygienekontrollen und Wartungsarbeiten fachgerecht nach den Vorgaben aus. Er erstellt alle notwendigen Prüf-, Reinigungs- und Wartungsprotokolle sowie Befundberichte und leitet diese an die zuständigen Stellen weiter.

• Hygieneverantwortliche Person: Diese Person koordiniert die Hygieneprüfungen, bewertet auftretende Befunde und initiiert erforderliche Reinigungs- oder Instandhaltungsmaßnahmen. Sie kann zur Fachbewertung auch externe Experten (z. B. Mikrobiologen) hinzuziehen.

• Anlagenverantwortliche / Technische Leitwarte: Verantwortliche Fachkräfte bzw. die Leitwarte stellen den Zugang zu den RLT-Komponenten sicher, veranlassen nötige Betriebszustände oder Sperrungen (etwa zum Schutz des Personals bei Reinigungsarbeiten) und dokumentieren diese Betriebszustände im Rahmen von GLT-Protokollen.

Hinweis: A = Accountable, R = Responsible, C = Consulted.

Gemäß VDI 6022-1 sind regelmäßige Hygiene-Kontrollen an raumlufttechnischen Anlagen durchzuführen. Dabei werden alle relevanten Bauteile auf Sauberkeit, Dichtheit, Feuchte und sonstige Auffälligkeiten hin geprüft. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Sicht- und Funktionskontrollen der Komponenten, Feuchtigkeits- und Kondensatprüfungen sowie die Bewertung des Material- und Oberflächenzustands auf biofilmfördernde Verschmutzungen. Es werden Hinweise auf Geruchs- oder Aerosolemissionen erfasst und die Luftführung bzw. Dichtheit an sämtlichen als „Sonstiges“ klassifizierten Anlagenteilen beurteilt. Ziel der Kontrollen ist es, den Reinigungsbedarf zu ermitteln und Empfehlungen für erforderliche Maßnahmen abzuleiten. Optional können orientierende Abklatsch- oder Wischtests durchgeführt werden, sofern dies technisch sinnvoll und fachlich begründet ist.

*Die genauen Frequenzen sind projektspezifisch festzulegen (z. B. jährliche Gesamtüberprüfung vs. halbjährliche Inspektion in feuchtebelasteten Zonen). Die Ergebnisse der Kontrollen werden in Checklisten, Protokollen und ggf. Fotoaufnahmen dokumentiert.

Zur Bewertung der Hygieneprüfungen werden Befundklassen festgelegt. Diese orientieren sich an der Schwere der Verunreinigungen und möglichen Hygienerisiken. Je nach Befundklasse sind unterschiedliche Maßnahmen vorgesehen.

Die Fristen sind als Richtwerte zu verstehen; in akuten Fällen (Klasse D) wird unverzüglich gehandelt. Alle getroffenen Maßnahmen und Fristen sind dokumentiert zu verfolgen, um die Hygienesicherheit der Anlage schnellstmöglich wiederherzustellen.

Das Wartungsprogramm für die als „Sonstiges“ klassifizierten Komponenten orientiert sich an den Vorgaben des VDMA 24186-1 sowie den Herstellerangaben. Der Leistungsumfang umfasst exemplarisch folgende Tätigkeiten: regelmäßige Sicht- und Funktionsprüfungen aller Bauteile, Kontrolle von Befestigungen und Schwingungsdämpfern, Dichtheitsprüfungen, Reinigung der Komponenten, Schmierung von beweglichen Teilen (falls vorgesehen), Austausch von Verschleißteilen, Justage bzw. Nachstellung von Komponenten sowie Prüfung und Freihalten der Kondensatableitungen. Nach Eingriffen werden der Isolations- und Dichtzustand wiederhergestellt. Alle Arbeiten erfolgen herstellergerecht und entsprechend dem Wartungsplan.

Alle Wartungsintervallangaben sind als Richtwerte zu verstehen. Individuelle Anpassungen aufgrund von Herstellerempfehlungen, Umgebungsbedingungen oder Betriebsstunden sind zulässig und im Wartungsplan zu dokumentieren. Nicht fachgerecht durchgeführte Arbeiten müssen zeitnah nachgebessert werden.

Die Festlegung der Intervalle für Hygiene-Kontrollen und Wartungen erfolgt nutzungs- und betriebsabhängig. Entscheidend sind u. a. Betriebsstunden, Umgebungsbedingungen (z. B. Feuchte, Verschmutzung, Pollenflug) und Herstellerangaben. Im Jahres-IH-Plan (Instandhaltungs- und Hygiene-Plan) werden alle Inspektionen und Wartungen terminiert. Dabei wird der Personaleinsatz optimiert und mögliche Überschneidungen oder benötigte Sperrungen frühzeitig berücksichtigt. Bei Anlagen mit hoher Feuchte- oder Schmutzbelastung werden Prüfungen beispielsweise im Sommerhalbjahr dichter getaktet.

Die konkrete Planung erfolgt projektspezifisch; der Jahres-IH-Plan wird zu Projektbeginn erstellt und bei Bedarf aktualisiert. Anpassungen können z. B. durch geänderte Betriebsbedingungen oder nach besonderen Ereignissen notwendig werden.

Für die Durchführung der Hygienekontrollen und Wartungen müssen geeignete Prüfmittel bereitstehen. Dazu zählen beispielsweise ein Endoskop für die Inspektion von Innenflächen, Messgeräte für Feuchtigkeit (zur Grobanalyse), Differenzdruck- oder Leckagemessgeräte, eine helle Arbeitsleuchte sowie Reinigungs- und Schutzmittel. Alle Prüfstellen (z. B. Revisionen oder Mess-Ports) müssen während der Arbeiten zugänglich sein; dies ist vom Betreiber rechtzeitig sicherzustellen. Betriebssperrungen oder -freigaben werden über die Leitwarte koordiniert und jeweils protokolliert, um Sicherheitsanforderungen einzuhalten und gefährliche Zustände zu vermeiden.

Es besteht die Pflicht zur vollständigen, prüffähigen Dokumentation aller Kontrollen und Wartungsarbeiten. Hierzu gehören Checklisten (z. B. für VDI‑6022-Hygienekontrollen), Befundblätter, Reinigungs- und Wartungsprotokolle sowie Fotodokumentationen. Ebenso sind Nachweise über ergriffene Maßnahmen (z. B. Bestell- oder Lieferscheinnachweise für Ersatzteile) zu führen. Alle Unterlagen werden im CAFM-System archiviert. Relevante Betriebsdaten wie Anlagenalarme, Betriebsstundenzähler oder Zustandsmeldungen aus der Gebäudeleittechnik (GLT) werden ergänzend protokolliert und den Wartungsberichten beigefügt.

Die Nachweise sind revisionssicher zu archivieren. Die Verfügbarkeit und Vollständigkeit der Dokumente kann durch den Betreiber im Rahmen von Audits überprüft werden.

Das Personal, das Hygienekontrollen und Wartungen durchführt, muss entsprechend ausgebildet und eingewiesen sein. Es erfolgt regelmäßige Unterweisung in Bezug auf Hygienestandards, den sachgerechten Einsatz von Reinigungs- und Prüfmitteln sowie spezielle Sicherheitsvorgaben. Vor Beginn der Arbeiten erhält das Personal eine Unterweisung zur Sicherheit am Einsatzort (z. B. Flucht- und Rettungswege, Brandschutz) sowie Hinweise auf die erforderliche persönliche Schutzausrüstung (z. B. Schutzbrille, Atemschutz bei Desinfektion, Schutzhandschuhe). Arbeits- und Gesundheitsrisiken werden minimiert, indem die jeweils gültigen sicherheitstechnischen Vorschriften und Gefährdungsbeurteilungen eingehalten werden.

Für Wartung und Instandsetzung sind verschleiß- und Ersatzteile in herstellerentsprechender Ausführung zu verwenden. Die Materialien müssen mit den Bauteiloberflächen und Dichtungen verträglich sein. Bei der Auswahl von Reinigungs- und Desinfektionsmitteln ist darauf zu achten, dass sie effektiv gegen die typischen Verschmutzungen wirken, dabei aber Dämmungen, Dichtungen oder andere Komponenten nicht angreifen. Alle eingesetzten Chemikalien und Reinigungsmittel sind zu dokumentieren (Typ, Charge, Menge) und ihre Lagerung muss den Sicherheitsrichtlinien entsprechen.

Der Betreiber verlangt ein kontinuierliches Monitoring der Leistungskennzahlen (KPIs), um die Vertragserfüllung zu überwachen. Zentrale KPIs sind z. B. der frist- und vollständige Erfüllungsgrad der geplanten Hygiene-Kontrollen und Wartungen, die Einhaltung der Mängelbeseitigungsfristen (insbesondere für Befundklassen C und D) sowie die Quote wiederkehrender Mängel. Tabelle 8 fasst beispielhaft mögliche Kennzahlen zusammen. Das FM-Unternehmen berichtet monatlich über den Erfüllungsgrad der Leistungen, etwaige Abweichungen und getroffene Nachbesserungsmaßnahmen. Die Datenbasis bilden das CAFM-System (Inspektions- und Wartungsplan) sowie die Maßnahmenliste aus der Dokumentation.

Alle KPIs werden dokumentiert und fließen in regelmäßige Managementberichte (monatlich/vierteljährlich) ein. Bei Abweichungen von den Soll-Werten sind unverzüglich Korrekturmaßnahmen einzuleiten und deren Umsetzung nachzuverfolgen.

Werden bei den Kontrollen oder Wartungen kritische Mängel festgestellt, sind sofortige Maßnahmen einzuleiten. Die Eskalationsstufen richten sich nach der Dringlichkeit des Befunds. Tabelle 9 illustriert beispielhaft eine Eskalationslogik: Ein Befund der Klasse B führt etwa zur Terminierung einer Reinigung innerhalb von 30 Tagen, während bei Klasse D (akut) eine sofortige Teil- oder Gesamtabschaltung des betroffenen Anlagenbereichs erfolgt und die nächste Eskalationsstufe bis zum Betreiber bzw. zu Health, Safety & Environment (HSE) aktiviert wird. Alle Abweichungen von Soll-Zuständen (z. B. unzureichende Sperrung, nicht verfügbare Prüfstellen) sind ebenfalls als Störung zu behandeln und nach Bedarf gemäß Eskalationsplan zu melden.

In jedem Fall sind die Verantwortlichkeiten und Fristen klar definiert. Die Leitwarte stellt sicher, dass bei Änderung des Betriebszustands (z. B. Stillsetzung einer Anlage) die zuständigen Personen informiert werden und erforderliche Sperrungen aktiviert sind.

Änderungen oder Modifikationen an den „Sonstiges“-Komponenten (z. B. Umbauten, Austausch von Bauteilen, Einbau neuer Module) müssen frühzeitig mit allen Beteiligten abgestimmt werden. Sie sind in den Wartungs- und Hygieneplan einzupflegen und die Revisionsunterlagen (z. B. Anlagenpläne) sind zu aktualisieren. Wichtige Schnittstellen bestehen zu den Bereichen Projekt/Bau, Leitwarte, Reinigung und dem Betreiber. Diese werden in einem Schnittstellenplan dokumentiert, der für jeden Prozessschritt (z. B. Hygienejahresplanung, Freigabe von Wartungsfenstern) die verantwortlichen Parteien und Meilensteine festlegt.

Änderungen an Anlagenkomponenten dürfen erst nach Aktualisierung der Dokumente umgesetzt werden. Der Betreiber übernimmt die Gesamtkoordination über den Schnittstellenmanagement-Prozess und sorgt für die notwendige Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien.

Jede durchgeführte Hygiene-Kontrolle und jeder wesentliche Wartungsschritt wird mit standardisierten Protokollen abgenommen. Etwaige Abweichungen oder festgestellte Mängel werden dokumentiert, Fristen gesetzt und zuständige Stellen festgelegt. Der Nachweis über die erbrachten Leistungen erfolgt durch die Monats- bzw. Quartalsberichte des FM-Dienstleisters, ergänzt durch Auszüge aus dem CAFM-System, die Prüf- und Wartungsprotokolle sowie die Fotodokumentation. Diese Unterlagen dienen als Grundlage für die Abnahme, Rechnungsprüfung und gegebenenfalls Audits durch den Betreiber oder externe Prüfstellen.

• - Anhang A1 (Hygiene-Checkliste nach VDI 6022-1, §7.3,),

• - Anhang A2 (Wartungs-Checkliste nach VDMA 24186-1 für Facility 439-Komponenten),

• - Anhang A3 (Befund- und Maßnahmenliste mit Fristentracking),

• - Anhang A4 (Jahres-IH-Plan, z. B. als Gantt-Diagramm oder Matrix),

• - Anhang A5 (Qualifikations- und Unterweisungsnachweise des eingesetzten Personals) sowie

• - Anhang A6 (Vorlage für Monats-/Quartalsberichte inkl. KPI-Übersicht).