Dezentrale Teilklimaanlagen

Dieser Antrag und die zugehörigen Unterlagen gewährleisten die behördliche Zulassung der geplanten Klimaanlage. Die Fachplanung (Leistungsphase 4 HOAI: Genehmigungsplanung) erstellt sämtliche Nachweise und Pläne, damit die Bauaufsichtsbehörde prüfen kann, ob die Anlage baurechtlichen Anforderungen genügt. Insbesondere bei Anlagen mit Außenluftführung oder größeren baulichen Änderungen ist eine Genehmigung nach Landesbauordnung erforderlich, da Aspekte wie Brandschutz, Schallschutz und Energieeffizienz (Nachweis nach GEG, Gebäudeenergiegesetz) berücksichtigt werden müssen. Durch die Einreichung von Bauantragsformularen, Lüftungsschemen, technischen Berechnungen sowie Brandschutz- und Schallschutznachweisen wird sichergestellt, dass alle öffentlich-rechtlichen Auflagen erfüllt sind. Im laufenden Betrieb dienen die genehmigten Unterlagen als Rechtsnachweis gegenüber Behörden; der Facility Manager kann bei Inspektionen oder Änderungen stets belegen, dass die Anlage ordnungsgemäß genehmigt wurde. Bei Abstimmungen mit der Bauaufsicht oder dem Umweltamt (etwa zu Emissions- oder Lärmschutzfragen) bilden diese Dokumente die verlässliche Grundlage.

Die Anlagenbeschreibung ist das zentrale technische Dokument der Klimaanlage und wird bei der Übergabe an den Betreiber übergeben. Darin sind sämtliche Komponenten und Funktionen der Anlage übersichtlich dargestellt: von einer Geräteübersicht (mit Herstellerangaben, Typbezeichnungen und Leistungsdaten aller wichtigen Anlagenteile) über eine Beschreibung der Betriebsarten Kühlen, Heizen, Entfeuchten bis hin zum Regelungs- und Steuerungskonzept. Auch die Schnittstellen zur Gebäudeleittechnik (GLT) und Vernetzung mit anderen Systemen werden aufgeführt. Diese umfassende Systembeschreibung erfüllt zugleich einen Planungsnachweis gemäß HOAI für die Technische Ausrüstung und stellt sicher, dass der Betreiber und dessen Wartungspartner die Anlage vollständig verstehen. Im Facility Management bildet sie die Grundlage für Wartungsverträge und Inspektionspläne, da hieraus Wartungsintervalle und Leistungsanforderungen der einzelnen Komponenten ersichtlich sind. Treten im Betrieb Störungen auf, kann anhand der Anlagenbeschreibung schnell ermittelt werden, welche Komponenten betroffen sind und wie sie zusammenwirken, was die Störungsanalyse erheblich erleichtert. Ebenso fließen die enthaltenen technischen Kenndaten in die Bewertung der Anlagenperformance (z.B. Energiekennzahlen) ein.

Das Regelungsschema – als Teil des Systementwurfs – bietet eine schematische Übersicht über die gesamte Klimaanlage und deren Steuerungs- und Regelabläufe. Hier werden beispielsweise der Luftführungs- und Kältekreislauf grafisch dargestellt, inklusive aller relevanten Komponenten wie Ventilatoren, Kühleinheiten, Klappen und Sensoren. Auch die Regelparameter (Soll- und Ist-Werte für Temperatur, Luftmengen, Drücke etc.) sowie die Signalflüsse zwischen Sensorik und Aktorik sind ersichtlich. Durch diese detaillierte Darstellung der Regelungslogik ist eine präzise Nachvollziehbarkeit der Anlagensteuerung möglich: Wartungs- und Instandhaltungsteams können genau erkennen, welcher Sensor welchen Stellmotor beeinflusst und wie die Anlage insgesamt reagiert. In der Praxis dient das Regelungsschema als unverzichtbares Hilfsmittel, um bei Störungen oder Fehlermeldungen rasch die Ursache einzugrenzen – man sieht sofort, an welcher Stelle im Regelkreis eine Abweichung auftreten könnte. Zudem ermöglicht es die gezielte Optimierung der Betriebsführung: Auf Basis des Schemas lassen sich Regelstrategien anpassen, um etwa Energieeinsparpotenziale zu realisieren (beispielsweise Feineinstellungen von Sollwerten oder Nachtabsenkungsstrategien). Das Dokument ist daher fester Bestandteil der Inbetriebnahmeunterlagen und wird im laufenden Facility Management regelmäßig zu Diagnose- und Optimierungszwecken herangezogen.

Der elektrische Anschlussplan ist ein Pflichtdokument für den sicheren Betrieb der Anlage aus elektrotechnischer Sicht. Er zeigt detailliert, wie die Klimaanlage an das Stromnetz angeschlossen ist: von den einzelnen Stromkreisen und Absicherungen (Sicherungsautomaten, FI-Schalter etc.) über die Klemmenbezeichnungen in den Verteilern bis hin zu Leitungsführungen und -querschnitten. Sämtliche Schutzmaßnahmen nach VDE 0100 (z.B. Erdungen, Überstromschutz) sind hierin dokumentiert. Dieser Plan muss spätestens zur Inbetriebnahme vorliegen, da er Voraussetzung für die Abnahme der Elektroinstallation ist – insbesondere für die vorgeschriebene Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3), bei der die elektrische Sicherheit der Anlage überprüft wird. Im laufenden Betrieb dient der Anschlussplan als unentbehrliche Hilfe für Wartungs- und Reparaturarbeiten: Bei einer Störung kann der Elektrotechniker rasch erkennen, welcher Stromkreis betroffen ist, wo welche Sicherung sitzt und wie die Verkabelung verläuft, um das Problem effizient einzugrenzen. Darüber hinaus verlangen die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und Technische Regeln, dass für elektrische Anlagen eine aktuelle Dokumentation vorgehalten wird. Der Anschlussplan erfüllt diese Anforderung und wird bei Wiederholungsprüfungen oder behördlichen Begehungen als Nachweis herangezogen, dass die Anlage vorschriftsmäßig angeschlossen und geschützt ist.

Das Abnahmeprüfprotokoll dokumentiert die ordnungsgemäße Installation und Funktionsfähigkeit der Klimaanlage. In diesem Protokoll werden alle Ergebnisse der Inbetriebnahme-Funktionsprüfung festgehalten: wichtige Messwerte (z.B. erreichte Kühl- oder Heizleistung, Volumenströme der Luft, gemessene Schalldruckpegel), die Überprüfung aller Steuerungs- und Regelungsfunktionen (einschließlich Not-Aus, Störmeldungen) sowie ein Verzeichnis etwaiger Mängel. Falls Abweichungen oder Restarbeiten festgestellt werden, sind diese mit konkreten Abstellmaßnahmen und Fristen vermerkt. Das Protokoll wird zum Abschluss der Prüfung von Auftragnehmer und Auftraggeber (bzw. Betreiber) gemeinsam unterzeichnet – dieser Abnahmevermerk bestätigt offiziell die Übernahme der Anlage in den Betrieb. Für das Facility Management ist dieses Dokument von großer Bedeutung, da mit der Abnahme das Gewährleistungsintervall beginnt. Das Abnahmeprotokoll bildet somit die Grundlage für alle Gewährleistungsansprüche: Sollten innerhalb der Verjährungsfrist Mängel auftreten, kann auf das Protokoll zurückgegriffen werden, um zu belegen, in welchem Zustand die Anlage bei Übergabe war und welche Punkte bereits als Mangel erkannt und dokumentiert wurden. Außerdem ist das Abnahmeprotokoll Voraussetzung für die Schlussrechnung und den Übergang in den regulären Betrieb – erst wenn diese Prüfung erfolgreich abgeschlossen ist, gilt die Leistung als vertragsgemäß erbracht.

Die Liste der Verjährungsfristen führt alle Gewährleistungsfristen für die an der Klimaanlage erbrachten Leistungen übersichtlich auf. Dabei wird für jede relevante Leistung (z.B. Planung durch den TGA-Fachplaner, Bauausführung durch den Auftragnehmer, eventuell mitgelieferte Komponenten oder Wartungsverträge) der Beginn der Frist (meist Datum der Abnahme oder der Inbetriebnahme) sowie die Dauer der Verjährung vermerkt. Typische Gewährleistungsdauern betragen beispielsweise 4 Jahre für Bauleistungen nach VOB/B oder bis zu 5 Jahre für Planungsleistungen nach BGB, sofern vertraglich nicht anders geregelt. Die Fristenliste verzeichnet auch etwaige verlängerte Gewährleistungen (z.B. Herstellergarantien auf einzelne Geräteteile) und dient dazu, Verantwortlichkeiten zuzuordnen, wer die Einhaltung dieser Fristen überwacht. In der Praxis ist dieses Dokument ein Kernstück des Gewährleistungsmanagements im Facility Management: Der Facility Manager oder Betreiber pflegt die Fristen in einem CAFM-System, das automatische Erinnerungen erzeugen kann. So wird gewährleistet, dass vor Ablauf jeder Frist rechtzeitig eine Überprüfung der Anlage stattfindet – etwa eine Begehung kurz vor Ablauf der Gewährleistung – um noch rechtzeitig etwaige Mängel zu entdecken und gegenüber dem verantwortlichen Auftragnehmer geltend zu machen, bevor die Ansprüche verjähren. Diese proaktive Nachverfolgung schützt den Betreiber vor dem Verlust von Gewährleistungsrechten und hilft, die Anlagenqualität langfristig sicherzustellen.

Das Anlagenbuch (auch Asset Book genannt) ist das zentrale Lebenszyklus-Dokument der Klimaanlage. Es enthält alle wesentlichen Informationen zu der Anlage von der Installation bis zur Außerbetriebnahme. Zu Beginn werden die Stammdaten erfasst: Anlagenbezeichnung, Standort (Gebäude, Etage, Raum), Inventarnummer, Baujahr, Hersteller und Seriennummer der Hauptkomponenten. Im weiteren Verlauf werden hier alle Ereignisse und Tätigkeiten dokumentiert, die die Anlage betreffen. Dazu gehören etwa die Wartungsintervalle und durchgeführten Wartungen (mit Datum, ausführender Firma, Ergebnis), Inspektionsberichte, Reparaturen und Austausch von Verschleißteilen. Ebenso werden Betriebsdaten wie Energieverbräuche, Betriebsstunden und gegebenenfalls Störungen oder Stillstandszeiten vermerkt. Auch wirtschaftliche Kennzahlen – etwa angefallene Kosten für Instandhaltung oder prognostizierte Lebenszykluskosten – finden Platz im Anlagenbuch. Dieses umfangreiche Dokument ermöglicht zu jeder Zeit Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Der Facility Manager kann auf einen Blick den aktuellen Zustand und die Historie der Anlage nachvollziehen. So bildet das Anlagenbuch die Grundlage für fundierte Entscheidungen, z.B. wann eine größere Instandsetzung nötig wird oder ob eine Anlage aufgrund hoher Ausfallraten wirtschaftlich ausgetauscht werden sollte. In der Praxis wird das Anlagenbuch heute meist elektronisch im CAFM-System geführt, wodurch Daten leicht auswertbar sind. Es unterstützt das Wartungs- und Prüfungsmanagement (durch automatische Erinnerungen an Termine), das Energiecontrolling (durch Überwachung der Verbrauchsdaten) und die strategische Planung von Instandhaltungsmaßnahmen über den gesamten Lebenszyklus der Klimaanlage.

Die Berechnungsunterlagen nach HOAI LPH 3 umfassen detaillierte Heiz- und Kühllastberechnungen sowie die Auslegung aller relevanten Komponenten der Teilklimaanlagen. Sie bilden die Grundlage für die Dimensionierung der dezentralen Klimageräte und legen fest, welche Luftmengen und Kühlleistungen in den jeweiligen Räumen benötigt werden. Dabei werden üblicherweise die Norm-Heizlast nach DIN EN 12831 und die Kühllast nach VDI 2078 ermittelt, um die Anlagentechnik für die extremen Außenbedingungen im Winter bzw. Sommer auszulegen. Auch der voraussichtliche Energiebedarf der Anlage (z. B. Jahresenergieverbrauch) wird abgeschätzt, um die Energieeffizienz und die Einhaltung von Vorgaben (etwa aus EnEV/GEG) nachzuweisen. Im Facility Management dienen diese Berechnungen der energie- und leistungstechnischen Bewertung im Betrieb – etwa durch den Vergleich von Soll- und Ist-Parametern wie Raumtemperaturen, Luftvolumenströme oder Stromverbrauch. Sie ermöglichen eine Überprüfung, ob die Anlage wie geplant arbeitet, und bilden eine Grundlage für eventuelle Optimierungen oder Modernisierungen. Zudem sind sie wichtig, um bei Kapazitätserweiterungen oder Nutzungsänderungen die bestehende Auslegung nachvollziehen und gegebenenfalls anpassen zu können.

Diese technischen Zeichnungen werden im Rahmen der HOAI-Leistungsphase 6 erstellt und dienen als präzise Vorgabe für die Ausschreibung und Angebotserstellung. Sie halten fest, wo und wie die Klimageräte und Lüftungsleitungen zu installieren sind, einschließlich aller Schnittstellen zu Bau- und Elektrogewerken. Dadurch ermöglichen sie den Bietern, die Leistungsanforderungen einheitlich zu verstehen und vergleichbare Angebote abzugeben. Im Facility Management stellen diese Pläne wichtige Referenzdokumente dar, um die ursprüngliche Ausführungsplanung und die vorgesehenen Installationsbedingungen nachvollziehen zu können. Bei späteren Kontrollen oder Umbauten kann anhand der Ausschreibungszeichnungen überprüft werden, ob die Anlage entsprechend der Planung umgesetzt wurde und wo sich alle vorgesehenen Komponenten befinden sollten. Dies erleichtert die Schnittstellenkoordination zwischen den Gewerken und unterstützt das Facility Management bei der Ursachenanalyse, falls Abweichungen oder Probleme im Betrieb auftreten.

Die Ausführungs- und Montagepläne werden vom Auftragnehmer erstellt und zeigen die tatsächlich umgesetzte Anlage in allen Details. Sie beinhalten sämtliche Leitungsführungen, Anschlüsse, baulichen Durchbrüche und montierten Komponenten so, wie sie vor Ort realisiert wurden, und halten auch etwaige erforderliche Anpassungen gegenüber den ursprünglichen Ausschreibungsplänen fest. Diese Pläne werden nach Fertigstellung als Bestandszeichnungen mit allen Änderungen („Rotmarkierungen“) aktualisiert und sind Teil der Revisionsunterlagen. Im Facility Management sind sie unerlässlich, um die Anlage technisch nachvollziehen zu können. Sie ermöglichen es den Betreibern und Wartungstechnikern, den Verlauf von Leitungen oder die Position von Bauteilen genau zu lokalisieren und bei Störungen oder Wartungsarbeiten gezielt vorzugehen. Zudem dienen sie bei Inspektionen und Audits als Nachweis, dass die gebäudetechnische Ausführung den Vorgaben entspricht, und bilden die Basis für Planungsentscheidungen bei Umbauten oder Erweiterungen.

Die in diesen Inbetriebnahmeprotokollen festgehaltenen Messwerte (gemäß DIN 18379) belegen, dass die Anlage zum Zeitpunkt der Abnahme alle geforderten Leistungswerte erreicht hat. Dazu zählen z. B. gemessene Luftvolumenströme, Temperaturen an Zu- und Abluftöffnungen, Druckverluste im Kanalnetz sowie Geräuschpegel, die mit den Auslegungswerten verglichen werden. Auch die Funktionsprüfung wichtiger Komponenten (Sensoren, Aktoren, Regelung) wird dokumentiert, um die ordnungsgemäße Inbetriebnahme und das Zusammenspiel aller Teile nachzuweisen.

Im Facility Management dienen diese Protokolle als Referenz für die Langzeitüberwachung der Anlageneffizienz. Anhand der initialen Soll-Werte kann im laufenden Betrieb geprüft werden, ob Abweichungen auftreten – etwa sinkende Luftleistungen durch verschmutzte Filter oder ein steigender Energieverbrauch. Bei Störungen liefert das Protokoll Anhaltspunkte darüber, welche Parameter ursprünglich im Normalzustand lagen, was die Fehlersuche erleichtert. Zudem bilden die Daten eine Grundlage, um Wartungsintervalle und Einstellungen zu optimieren, damit die Anlage dauerhaft energieeffizient betrieben wird.

Die regelmäßigen elektrischen Sicherheitsprüfungen nach VDE 0701/0702 sind gesetzlich vorgeschrieben (u. a. in der Betriebssicherheitsverordnung und DGUV Vorschrift 3), um die Sicherheit aller elektrischen Betriebsmittel zu gewährleisten. Dabei werden z. B. der ordnungsgemäße Zustand von Schutzleiter, Isolierung und Abschaltvorrichtungen geprüft und in einem Protokoll festgehalten. Solche Prüfungen müssen in festgelegten Intervallen – typischerweise alle 1 bis 2 Jahre für ortsveränderliche Geräte und etwa alle 4 Jahre für ortsfeste Anlagen (je nach Umgebung und Nutzung) – durch eine befähigte Elektrofachkraft durchgeführt werden.

Im Facility Management sind die Prüfprotokolle ein entscheidender Nachweis, um die Betriebssicherheit gegenüber Aufsichtsbehörden, Versicherungsträgern und Auditoren zu dokumentieren. Sie stellen sicher, dass der Betreiber seinen Pflichten nachkommt, und minimieren das Haftungsrisiko im Schadensfall. Die Prüfberichte werden in der Anlagenhistorie hinterlegt und dienen als Grundlage für die Erteilung oder Verlängerung der Betriebserlaubnis für elektrische Geräte im Unternehmen.

Die Betriebs- und Wartungsanleitung (nach DIN 1946-6 und gemäß VDI 6026) enthält alle notwendigen Informationen, um die Teilklimaanlagen sicher, energieeffizient und hygienisch zu betreiben. Sie beschreibt die Funktionsweise der Geräte, die vorgesehenen Betriebsparameter und detaillierte Wartungsanweisungen einschließlich der Intervalle für Inspektionen, Reinigungen (z. B. Filterwechsel) und der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Betriebspersonal genau weiß, wie die Anlage im Alltag zu bedienen ist und welche vorbeugenden Maßnahmen zur Erhaltung der Leistung und Luftqualität notwendig sind. Im Facility Management bildet die Betriebs- und Wartungsanleitung die Grundlage für die Planung von Wartungs- und Inspektionsarbeiten. Wartungsverträge mit Servicefirmen orientieren sich an den dort festgelegten Intervallen und Tätigkeiten, um die Betriebssicherheit jederzeit zu gewährleisten. Insbesondere die Einhaltung von Hygienevorgaben (gemäß VDI 6022) wird durch die Anleitung unterstützt, da sie beispielsweise Reinigungsschritte und Prüfpunkte für eine hygienisch einwandfreie Klimaanlage beschreibt. Nicht zuletzt dient dieses Dokument auch als Schulungsgrundlage für das Personal und wird bei Audits oder Begehungen benötigt, um die ordnungsgemäße Betriebsführung nachzuweisen.

Die Revisionsunterlagen und Bestandsdokumentation werden gemäß VDI 6026-1 strukturiert zusammengestellt, um eine vollständige und geordnete Ablage aller Anlageninformationen sicherzustellen. Darin sind sämtliche relevanten Dokumente der ausgeführten Anlage enthalten – von aktualisierten Zeichnungen und Schemata über Berechnungen und Stücklisten der eingebauten Komponenten bis hin zu Bedienungsanleitungen, Wartungsplänen und Prüfprotokollen. Die VDI 6026-1 gibt vor, wie diese Unterlagen gegliedert und gekennzeichnet werden, damit sie jederzeit auffindbar und nachvollziehbar sind. Diese Anlagendokumentation wird dem Betreiber bei der Abnahme übergeben und sollte über den Lebenszyklus hinweg gepflegt und fortgeschrieben werden (z. B. bei Änderungen oder Erweiterungen).

Im Facility Management bildet die Bestandsdokumentation eine zentrale Wissensbasis. Alle technischen und organisatorischen Informationen sind an einem Ort verfügbar, was für den effizienten Betrieb, die Instandhaltung und Schulung des Personals unerlässlich ist. Bei Audits (etwa im Rahmen von Zertifizierungen oder behördlichen Kontrollen) kann mit einer lückenlosen Dokumentation die Erfüllung der Betreiberpflichten belegt werden. Zudem erleichtert eine vollständige Anlagenakte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder externer Dienstleister und fördert eine langfristig sichere und normgerechte Betriebsführung.

Die Berechnungsunterlagen aus LPH 5 gewährleisten, dass die ausgelegte Teilklimaanlage fachgerecht dimensioniert und nach allen geltenden Regeln geplant wurde (z.B. Einhaltung vorgegebener Luftwechselraten, zulässiger Schallpegel und energetischer Kennwerte). Dadurch ist die technische Auslegung für alle Beteiligten nachvollziehbar, und etwaige Planungsentscheidungen (wie die Auswahl bestimmter Komponenten oder eingerechnete Sicherheitszuschläge) sind transparent dokumentiert. Die Einhaltung der einschlägigen Normen und Berechnungsstandards wird so belegt – was im Falle von Überprüfungen oder Zertifizierungen (z.B. einer energetischen Inspektion nach Gebäudeenergiegesetz) als wichtiger Nachweis dient.

Im Facility Management dienen diese Unterlagen anschließend als Referenzdokument für den laufenden Betrieb. Für die Betriebsoptimierung können die Planungs-Sollwerte (etwa berechnete Luftvolumenströme oder Effizienzkennzahlen) mit den aktuellen Ist-Daten im Betrieb verglichen werden, um Abweichungen zu erkennen und Einstellungen gezielt anzupassen. Bei Nachrüstungen oder Erweiterungen der Anlage ermöglichen die ursprünglichen Berechnungen eine schnelle Bewertung, ob die vorhandenen Kapazitäten ausreichen oder ob technische Anpassungen erforderlich sind. Sie unterstützen zudem die Leistungsüberwachung über den Lebenszyklus – beispielsweise lässt sich anhand der Auslegungsdaten beurteilen, ob Wartungsmaßnahmen die gewünschte Wirkung zeigen oder ob die Anlagenleistung im Vergleich zur Planung nachlässt.

In der Phase der Ausschreibung und Vergabe (LPH 7) wird mit dieser Dokumentation sichergestellt, dass die technischen Planungsgrundlagen konsequent in die Angebote der Bieter übernommen wurden. Der Fachplaner TGA vergleicht die vorgesehenen Planungsparameter mit den von den Anbietern vorgeschlagenen technischen Ausführungen. Abweichungen (z.B. alternative Gerätetypen oder geänderte Leistungswerte) werden dabei analysiert und dokumentiert. So bleibt die Auslegung technisch deckungsgleich mit der ursprünglichen Planung, und die schließlich genehmigte Endauslegung erfüllt alle festgelegten Anforderungen und Normen (u.a. gemäß DIN 18379 für raumlufttechnische Anlagen).

Im Facility Management ermöglicht diese Unterlage eine transparente Kosten- und Leistungsnachverfolgung. Die Lebenszykluskosten und garantierten Leistungskennwerte des beauftragten Systems können später mit den Planwerten verglichen werden. So kann der Betreiber beispielsweise prüfen, ob die erwarteten Energieverbräuche und Wartungskosten im Betrieb eingehalten werden, und bei Abweichungen gezielt Gegenmaßnahmen einleiten. Außerdem stellt die Dokumentation einen nachvollziehbaren Nachweis für die getroffene Vergabeentscheidung dar und dient intern zur Erklärung, warum ein bestimmtes System (auf Basis von Wirtschaftlichkeit und Leistung) ausgewählt wurde.

Die Lebenszykluskostenberechnung (Life Cycle Cost, LCC) betrachtet alle Kosten, die im Laufe der gesamten Nutzungsdauer der Teilklimaanlage anfallen. Bereits in der Planungsphase wird damit die Wirtschaftlichkeit verschiedener Lösungsvarianten bewertet – neben den reinen Anschaffungskosten fließen hierbei auch die laufenden Energiekosten, turnusmäßige Wartungsaufwände, Instandhaltung/Reparaturen sowie eventuelle Entsorgungskosten am Lebensende der Anlage ein. Auch Umweltaspekte wie die über die Betriebszeit verursachten CO₂-Emissionen werden berücksichtigt. Wichtige Kennzahlen (z.B. Energieeffizienzgrößen wie EER oder COP) werden in diesem Dokument festgehalten, um die langfristige Effizienz der Anlage beurteilen zu können. Eine LCC-Analyse nach etablierten Methoden (z.B. gemäß VDI 2067) schafft so eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Auswahl und Beschaffung der optimalen Anlagentechnik.

Für das Facility Management ist die Lebenszykluskostenberechnung ein strategisches Werkzeug. Sie unterstützt Investitionsentscheidungen, indem sie transparent aufzeigt, welche Anlagenvariante über Jahrzehnte die geringsten Gesamtkosten verursacht. Zudem bildet sie eine wichtige Grundlage für das Energiemanagement – im Sinne der ISO 50001 müssen Energieverbräuche und Kosten kontinuierlich überwacht und optimiert werden. Anhand der LCC-Daten kann der Facility Manager Soll-Vorgaben für Energieverbrauch und Betriebskosten definieren und den Erfolg von Effizienzmaßnahmen im laufenden Betrieb messen. Langfristig erleichtert die Kenntnis der Lebenszykluskosten auch die Budgetplanung, da zukünftige Aufwendungen (z.B. für den Austausch von Komponenten nach Erreichen der Nutzungsdauer) frühzeitig eingeplant werden können.

Die Bestandsaufnahme mit grafischer Darstellung hält den tatsächlich realisierten Anlagenzustand nach Abschluss der Bauarbeiten fest (As-built-Dokumentation). Sie zeigt detailliert, welche Komponenten der Teilklimaanlage wo und wie installiert wurden, und dokumentiert etwaige Änderungen oder Abweichungen gegenüber der ursprünglichen Ausführungsplanung. Zum Zeitpunkt der Abnahme der Anlage ist diese umfassende Dokumentation Pflicht: Gemäß VOB/C (ATV DIN 18379) sind z.B. Funktions- und Strangschemata, Übersichts-Schaltpläne sowie technische Datenblätter vom Auftragnehmer bereitzustellen, damit der Betreiber die Anlage ordnungsgemäß übernehmen kann. Die Bestandsunterlagen dienen somit als verbindliche Referenz für den Zustand der Anlage zu Beginn des Betriebs.

Im laufenden FM-Betrieb bildet diese Bestandsdokumentation die Grundlage für eine systematische Instandhaltungsplanung. Anhand der Anlagenübersichten und Schemata können Wartungsintervalle für alle Komponenten (von Filtern bis Ventilatoren) festgelegt und entsprechende Wartungspläne erstellt werden. Auch die Anlageninventarisierung stützt sich auf diese Unterlage: Alle verbauten Geräte und Bauteile werden erfasst, eindeutig gekennzeichnet (z.B. durch ein Anlagenkennzeichnungssystem) und in das Bestandsdokument übernommen, sodass jederzeit klar ist, welche Anlagenteile vorhanden sind. Dadurch wird gewährleistet, dass Prüfer (z.B. bei wiederkehrenden Sicherheitsprüfungen) und das Instandhaltungspersonal stets auf aktuelle, verlässliche Informationen zum Anlagenaufbau zugreifen können. Nicht zuletzt lassen sich mit einer vollständigen Bestandsaufnahme auch später auftretende Änderungen oder Nachrüstungen lückenlos dokumentieren, indem sie mit dem ursprünglichen Zustand abgeglichen werden.

Die Bestandspläne und -zeichnungen der Lüftungs- und Klimaanlage stellen die technische Konfiguration der Anlage im realisierten Zustand ausführlich dar. Dazu gehören u.a. schematische Darstellungen der Luftverteilung, detaillierte Verläufe von Luftkanälen und Rohrleitungen, die Lage und Spezifikation aller wichtigen Komponenten (Ventilatoren, Filter, Wärmetauscher etc.) sowie die Einbindung in die Elektroversorgung und Gebäudeleittechnik. Für die Dokumentation der elektrischen Anbindungen gelten beispielsweise Normvorgaben wie DIN EN 61082-1 (Regeln für elektrotechnische Zeichnungen). Zudem sind in diesen Plänen die Messpunkte und Schnittstellen der MSR-Technik (Mess-, Steuer- und Regelungstechnik) verzeichnet, was spätere Inspektionen und Funktionsprüfungen erleichtert. Die Bestandsdokumente werden gemäß den Vorgaben der VDI 6026-1 strukturiert, welche den Inhalt und die Form von Planungs- und Revisionsunterlagen in der TGA festlegt. Damit ist sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind (einschließlich der Konsistenz mit einem eventuellen Bauwerksdatenmodell, BIM).

Im Facility Management ermöglichen diese Unterlagen eine vollständige technische Nachverfolgbarkeit der Anlage. Bei Fehlermeldungen oder Störungen kann der Betreiber mithilfe der Pläne den betroffenen Anlagenteil genau lokalisieren und erkennen, welche Komponenten dort verbaut sind. Für die Wartungsplanung sind die Bestandspläne ebenfalls unverzichtbar, da sie exakt aufzeigen, wo sich alle Wartungspunkte befinden (z.B. Revisionsklappen, Sensoren) und wie die Anlage aufgebaut ist – das vereinfacht vorgeschriebene Prüfungen (etwa nach der BetrSichV) und andere Kontrollen erheblich. Darüber hinaus werden die Bestandsdaten heute oft in digitale FM-Plattformen (CAFM/BIM) integriert. Ein digitales Anlagenmodell mit allen dokumentierten Daten unterstützt sowohl die technische Verwaltung als auch die laufende Optimierung von Betrieb und Energieeffizienz: So lassen sich beispielsweise Soll-/Ist-Vergleiche von Anlagenleistungen einfacher durchführen oder energetische Schwachstellen aufdecken, wenn ein präzises digitales Abbild der Anlage vorliegt.

Die vom Hersteller bereitgestellte Betriebs- und Sicherheitsanleitung für die elektrischen Anlagenteile ist ein zentrales Dokument zur Gewährleistung des Arbeitsschutzes. Sie beschreibt im Detail, wie die Komponenten der Klimaanlage sicher installiert, angeschlossen und betrieben werden müssen. Dies umfasst Angaben zu elektrischen Anschlusswerten und Schutzmaßnahmen (z.B. Absicherung, Erdung), empfohlene Wartungs- und Prüfabstände für elektrische Bauteile sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Störungen und Notfälle (inklusive Abschaltvorrichtungen und Fehlerdiagnose). Gesetzlich ist der Hersteller verpflichtet, gemäß der EU-Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU und dem deutschen Produktsicherheitsgesetz (konkretisiert durch die 1. ProdSV), eine solche Anleitung in deutscher Sprache mitzuliefern. Die Anleitung enthält auch alle sicherheitsrelevanten Warnhinweise und die Bestätigung der CE-Konformität des Geräts.

Im Facility Management muss diese Betriebsanleitung jederzeit zugänglich sein und wird regelmäßig herangezogen. Insbesondere bei der Unterweisung des Bedienungs- und Wartungspersonals bildet sie die Grundlage, um alle Mitarbeiter über die korrekte Handhabung und die möglichen Gefahren der Anlage zu informieren (Arbeitsschutz gemäß ArbSchG). Vor Wartungs- oder Reparaturarbeiten wird in der Praxis häufig das Herstellerhandbuch konsultiert, um die vorgeschriebenen Abschalt- und Absicherungsmaßnahmen umzusetzen und die vorgegebenen Prüfpunkte abzuarbeiten. Auch externe Inspektionen (z.B. im Rahmen der DGUV-V3-Prüfung elektrischer Anlagen) setzen voraus, dass die Betreiber die einschlägigen Betriebsanleitungen vorlegen können und die Wartung entsprechend den Herstellerangaben erfolgt. Kurz gesagt: Diese Dokumentation ist integraler Bestandteil der Betreiberakte und ein wesentliches Element, um einen sicheren und vorschriftsmäßigen Betrieb der Klimaanlage zu gewährleisten.

Die interdisziplinäre Betriebsanleitung fasst die Betriebs- und Wartungsanweisungen aller an der Teilklimaanlage beteiligten Gewerke zu einem übergeordneten Handbuch zusammen. Während einzelne Komponenten (z.B. das Lüftungsgerät, die Heiz-/Kälteerzeugung oder die MSR-Anlage) jeweils eigene Herstellerdokumentationen besitzen, bündelt die interdisziplinäre Anleitung alle Informationen und beschreibt deren Zusammenwirken im Gesamtbetrieb. So werden Schnittstellen klar definiert – etwa wie die Klimaanlage mit der Gebäudeleittechnik und der Heizungsanlage interagiert – und einheitliche Vorgehensweisen für verschiedene Betriebsfälle festgelegt (z.B. An- und Abfahrsequenzen, Verhalten bei Störungen, Notfallprozeduren). Auch Verantwortlichkeiten im Betrieb werden hier festgehalten: Wer ist beispielsweise für die regelmäßige Filterkontrolle zuständig? Wer darf Einstellungen an der Steuerung vornehmen? Diese integrierte Sicht entspricht den Anforderungen aus HOAI und VDI 6026-1, eine vollständige und gewerkeübergreifende Anlagendokumentation bereitzustellen.

Im Facility Management ist ein solches Gesamt-Betriebshandbuch von großem praktischen Nutzen für den koordinierten Betrieb der Gebäudetechnik. Es stellt sicher, dass alle technischen Dienste (Elektro, HLK, Automation) ein gemeinsames Verständnis der Anlagenfunktionen haben und nach abgestimmten Prozessen arbeiten. Dies erhöht die Betriebssicherheit, da Prozess- und Sicherheitsabläufe einheitlich vorgegeben sind – beispielsweise wissen alle Beteiligten, in welcher Reihenfolge Geräte bei einer Störung herunterzufahren sind und welche Wechselwirkungen zwischen Lüftungs- und Heizsystem zu beachten sind. Bei Wartungsarbeiten verhindert eine interdisziplinäre Anleitung zudem Informationslücken: Das Wartungspersonal hat alle relevanten Anleitungen kompakt zur Hand und erkennt systemübergreifende Abhängigkeiten, sodass nichts übersehen wird. Insgesamt trägt diese Dokumentation dazu bei, dass die Betreiberpflichten lückenlos erfüllt werden und der Anlagenbetrieb effizient sowie sicher gestaltet ist.

Das Betriebsjournal (Logbuch) dokumentiert fortlaufend alle wesentlichen Betriebsdaten und Ereignisse der Teilklimaanlage. Darin werden regelmäßig die Betriebsstunden erfasst, Verbrauchsdaten (z.B. Stromaufnahme, Kälteleistung) festgehalten und Soll-/Ist-Werte von Klimaparametern protokolliert. Ebenso werden durchgeführte Prüfungen und Wartungsarbeiten mit Datum und Ergebnis eingetragen, einschließlich der Unterschrift verantwortlicher Personen. Auch Störfälle oder besondere Vorkommnisse (z.B. das Auslösen von Sicherungen, auffällige Geräusche, kurzzeitige Anlagenausfälle) werden notiert – zusammen mit den eingeleiteten Maßnahmen und deren Erfolgskontrolle. Das Betriebsjournal schafft so eine lückenlose Historie des Anlagenbetriebs und -zustands.

Für das Facility Management ist dieses Journal ein unverzichtbares Instrument der Nachweisführung im Rahmen der Betriebssicherheit. Es belegt, dass alle vorgeschriebenen Prüfungen (etwa nach BetrSichV oder DGUV-Vorschriften) fristgerecht durchgeführt wurden und dass Wartungen regelmäßig und fachgerecht erfolgten. Im Schadensfall oder bei einer behördlichen Überprüfung kann der Betreiber anhand des Logbuchs unmittelbar nachweisen, dass er seinen Pflichten nachgekommen ist. Gleichzeitig liefert das Journal wertvolle Daten für die Energieoptimierung: Die aufgezeichneten Verbrauchs- und Nutzungsprofile dienen als Grundlage, um Effizienzpotenziale zu erkennen (beispielsweise Lastspitzen zu reduzieren oder Betriebszeiten zu optimieren) – ein wichtiger Bestandteil im Kontext von ISO 50001. Somit ist das Betriebsjournal nicht nur eine Formalität, sondern integraler Bestandteil der Organisationsstruktur für einen sicheren, effizienten und nachhaltigen Anlagenbetrieb.

Die Betriebskostenberechnung ist typischerweise Bestandteil der HOAI-Leistungsphasen 8–9 und dient der Ermittlung der Lebenszykluskosten (Life Cycle Costs) einer Teilklimaanlage. Dabei werden sämtliche Kostenfaktoren von der Anschaffung über den Energieverbrauch und die Wartung bis hin zu Rückbau und Entsorgung berücksichtigt. Im Facility Management unterstützt diese Kalkulation die Budgetplanung (z.B. für jährliche Betriebs- und Wartungskosten), die Optimierung des Energieeinsatzes sowie die Bewertung der Wirtschaftlichkeit verschiedener technischer Lösungen. Darüber hinaus bildet sie eine Grundlage für Nachhaltigkeitsnachweise – etwa im Rahmen von Gebäudezertifizierungen oder Energieaudits – und stellt sicher, dass wirtschaftliche Aspekte bei Entscheidungen über Anschaffungen oder Modernisierungen transparent belegt sind.

Die Brandschutzmatrix nach VDI 3819-3 legt die Logik aller Brandfallsteuerungen für die Klima- und Lüftungssysteme fest. In ihr wird übersichtlich dargestellt, welche Komponenten im Normalbetrieb welchen Status haben und wie sie im Brandfall reagieren müssen. Beispielsweise wird festgelegt, dass Lüftungsventilatoren im Brandfall abschalten, Brandschutzklappen in den betroffenen Abschnitten schließen und die Schnittstellen zur Brandmeldeanlage (BMA) korrekt angesteuert werden. Diese Matrix ist für die Inbetriebnahme und behördliche Abnahme unerlässlich, da sie gegenüber der Feuerwehr und Sachverständigen nachweist, dass alle Sicherheitsfunktionen abgestimmt und dokumentiert sind. Im laufenden Betrieb dient sie dem Facility Management zur Brandschutzkoordination: Wartungsfirmen können anhand der Matrix regelmäßige Funktionstests der Brandfallsteuerung durchführen, und im Notfalltraining ermöglicht sie eine genaue Risikobewertung, indem alle automatischen Abläufe transparent nachvollziehbar sind.

Die in Leistungsphase 5 erstellten Lösungsskizzen, Prinzipdarstellungen und Funktionsschemata sind zentrale Bestandteile der technischen Planung. Sie zeigen detailliert, wie die dezentralen Klimaanlagen aufgebaut sind, welche Komponenten wo positioniert werden und wie die Steuerung und Regelung im Zusammenspiel funktionieren. Diese Ausführungspläne bilden die Basis für die korrekte Installation und spätere Inbetriebnahme, da alle Schnittstellen und technischen Abläufe vorgegeben sind. Im Facility Management gewährleisten die Unterlagen eine hohe Transparenz über die Anlagentechnik: Betreiber und Instandhalter können nachvollziehen, wo sich welche Bauteile befinden, wie die Systeme verschaltet sind und welche Regelstrategie implementiert wurde. Das erleichtert Fehlerdiagnosen, Wartungsplanungen und Anpassungen im Betrieb erheblich, da jederzeit auf die originalen Planungsdokumente zurückgegriffen werden kann.

Die Lösungsbeschreibung, erstellt nach Abschluss der Ausschreibung in Leistungsphase 7, dokumentiert die Entscheidung für eine bestimmte technische Ausführung der Teilklimaanlage. Sie enthält in der Regel einen Variantenvergleich der angebotenen Lösungen und erläutert, warum die gewählte Variante den Zuschlag erhalten hat – beispielsweise aufgrund höherer Energieeffizienz, besserer Wirtschaftlichkeit oder besonderer Herstellervorteile. Zudem werden die wesentlichen technischen Parameter der ausgewählten Lösung festgehalten: etwa Anlagentyp, Leistungsklassen, Herstellerangaben sowie Nachweise zur Erfüllung der Ausschreibungskriterien (z.B. Berechnungen zum Energieverbrauch oder zur Einhaltung von DIN-Normen). Im Facility Management dient dieses Dokument als Referenz in der Betriebs- und Gewährleistungsphase: Es ermöglicht dem Betreiber, die ursprünglich geplante Ausführung und die zugesagten Leistungskennwerte jederzeit nachzuvollziehen. Bei späteren Modernisierungen oder Erweiterungen kann die Lösungsbeschreibung herangezogen werden, um die Ausgangsbasis und getroffene Annahmen zu verstehen.

Diese Unterlagen umfassen die systematische Erfassung und Auswertung von Betriebsdaten der Teilklimaanlagen, um deren Effizienz und Leistungsfähigkeit zu beurteilen. Über einen längeren Zeitraum werden relevante Parameter wie Temperaturverläufe, geförderte Luftmengen und Energieverbräuche protokolliert. Anhand dieser Daten lassen sich Effizienzkennzahlen wie der Leistungsverhältnis (COP) oder saisonale Energieeffizienzwerte (SEER/SCOP) berechnen und mit Sollwerten vergleichen.

Auf Basis der Analyse werden Optimierungsberichte erstellt, die konkrete Vorschläge zur Verbesserung des Anlagenbetriebs liefern. Dies kann z.B. die Anpassung von Regelkurven, die Optimierung von Betriebszeiten, der Austausch ineffizienter Komponenten oder andere Maßnahmen zur Energieeinsparung umfassen. Im Facility Management bilden solche Berichte eine essentielle Grundlage, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Sinne des Energiemanagements (z.B. nach DIN EN ISO 50001) umzusetzen. Gleichzeitig dienen sie als Nachweis gegenüber der Unternehmensführung oder externen Prüfern (etwa bei Energieaudits), dass die Anlagen performant und wirtschaftlich betrieben werden und Nachhaltigkeitsziele – wie die Reduktion von CO₂-Emissionen im Rahmen von ESG-Vorgaben – aktiv verfolgt werden.

Wartungsunterlagen gemäß DIN EN 13460 bilden einen strukturierten Leitfaden für die regelmäßige Instandhaltung der Teilklimaanlagen. Sie enthalten detaillierte Wartungsanweisungen für alle relevanten Komponenten sowie die vorgegebenen Intervalle (z.B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) für Inspektionen und Wartungsarbeiten. Ergänzend listen sie alle notwendigen Ersatz- und Verschleißteile auf und geben an, welche Materialien oder Schmierstoffe zu verwenden sind. Wichtige Bestandteile sind auch Mess- und Prüfprotokolle, in denen die Ergebnisse von Kontrollmessungen (etwa Druck, Temperatur, Funktionsprüfungen der Sicherheitseinrichtungen) festgehalten werden. Darüber hinaus definieren die Unterlagen die erforderlichen Qualifikationen des Wartungspersonals, z.B. welche Fachkunde oder Zertifikate (etwa nach VDI 6022 für Hygienearbeiten oder Kälteschein für Kälteanlagen) notwendig sind, um die Arbeiten auszuführen.

Für den Betreiber sind diese Dokumente unerlässlich, um die Betriebssicherheit und Rechtskonformität sicherzustellen. Sie erfüllen die Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), indem sie dem Betreiber ermöglichen, Wartungen planmäßig durchzuführen und lückenlos nachzuweisen. In der Praxis werden die Wartungspläne und -protokolle meist in ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management) integriert, sodass Termine automatisch überwacht und Dokumentationen zentral gespeichert werden. Dies erleichtert sowohl das Qualitätsmanagement als auch eventuelle Behördenprüfungen, da jederzeit ersichtlich ist, dass die Anlage vorschriftsgemäß instandgehalten wird.

Diese Dokumentation hält alle durchgeführten Dämm- und Brandschutzmaßnahmen an den Klima- und Lüftungsleitungen detailliert fest. Dazu zählen Materialnachweise der verwendeten Dämmstoffe und Brandschutzmaterialien (etwa technische Datenblätter und Zulassungen, die belegen, dass die Materialien den geforderten Feuerwiderstandsklassen entsprechen) sowie Protokolle der Ausführung, in denen die korrekte Montage der Dämmung und brandtechnischen Abschottungen durch den Fachbauleiter oder Sachverständigen bestätigt wird. Oft werden auch Prüfzeugnisse oder Fotos von kritischen Stellen (z.B. abgeschottete Deckendurchführungen, installierte Brandschutzklappen) beigefügt, um die ordnungsgemäße Umsetzung zu dokumentieren. Abschließend erfolgen Abnahmevermerke bzw. Freigaben, die bestätigen, dass alle Arbeiten gemäß den geltenden Normen (z.B. DIN 18421 und den Brandschutzauflagen des Bauprojekts) ausgeführt wurden.

Diese Unterlagen sind gesetzlich vorgeschrieben und integraler Bestandteil der Bau- und Brandschutzdokumentation. Im Facility Management dienen sie als Nachweis der Brandschutzkonformität der installierten Anlagen und als Referenz bei wiederkehrenden Prüfungen. Für Wartungs- und Instandsetzungstätigkeiten ist es wichtig, diese Dokumentation zur Hand zu haben, um z.B. bei Arbeiten an isolierten Leitungen die ursprünglichen Materialien und Aufbauweisen zu kennen. So wird sichergestellt, dass Brandschutz und Dämmqualität auch nach Reparaturen oder Änderungen am System erhalten bleiben.

Das Bautagebuch ist ein fortlaufendes Protokoll des Baugeschehens und gehört in Leistungsphase 8 (Objektüberwachung) zu den Grundleistungen des Fachplaners. Darin werden chronologisch alle relevanten Ereignisse und Fortschritte auf der Baustelle der Teilklimaanlagen festgehalten. Dazu zählen tägliche Bautagesberichte mit Angaben zu Wetter, anwesenden Firmen und Personal, ausgeführten Arbeiten und Baufortschritt sowie Hinweise auf etwaige Abweichungen vom Plan oder Behinderungen. Wichtig sind auch Einträge zu erfolgten Prüfungen und Abnahmen, festgestellten Mängeln und deren Beseitigung. Die Baudokumentation umfasst in der Regel ebenfalls Fotoaufnahmen wichtiger Bauzustände, Ablieferprotokolle von Anlagenteilen, Prüfberichte (z.B. Druckprüfungen von Leitungen) und eine Übersicht des Bauzeitplans mit erreichten Meilensteinen.

Dieses ausführliche Bautagebuch dient als Beweisdokumentation und Referenz während der Gewährleistungszeit. Im Falle von Mängeln oder Leistungsabweichungen kann der Betreiber daraus Informationen ziehen, wann und durch wen bestimmte Arbeiten durchgeführt wurden oder ob es besondere Vorkommnisse gab, die einen Einfluss haben könnten. Im Facility Management wird die Baudokumentation bei späteren Umbauten oder Modernisierungen der Anlage herangezogen, um die Historie des Systems nachzuvollziehen. So ist lückenlos dokumentiert, welche Änderungen oder Erweiterungen im Laufe der Zeit vorgenommen wurden, was zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit der technischen Entwicklung der Klimaanlage beiträgt.

Die Vergabedokumentation nach VgV, UVgO und VOB/A stellt sicher, dass der gesamte Vergabeprozess lückenlos und nachvollziehbar festgehalten wird. Sie umfasst alle wichtigen Schritte – von der Bekanntmachung über Bieterfragen und Angebotswertung bis zur begründeten Zuschlagsentscheidung – und wird typischerweise in einer Vergabeakte chronologisch gesammelt. Gemäß den deutschen Vergabevorschriften (z. B. § 8 VgV, § 6 UVgO, § 20 VOB/A) besteht eine Pflicht, jeden Vergabeschritt schriftlich zu dokumentieren. Dies gewährleistet Transparenz und Rechtskonformität: Sowohl interne Prüfstellen als auch externe Kontrollinstanzen können jederzeit nachvollziehen, dass das Verfahren ordnungsgemäß und fair ablief. Im Facility Management dient diese Dokumentation als Audit-Grundlage und Compliance-Nachweis. Im Falle von Vergabebeschwerden oder Revisionen kann der Facility Manager anhand der Vergabeunterlagen die Entscheidungsschritte belegen. Somit wird das Risiko von Verfahrensfehlern minimiert und die Vergabetransparenz langfristig sichergestellt.

Der Eignungsnachweis eines Bieters ist ein Schlüsseldokument der Vergabeprüfung. Öffentliche Auftraggeber müssen gemäß VOB/A sicherstellen, dass nur fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen beauftragt werden. Dazu legen Bieter Unterlagen vor, welche ihre technische Kompetenz, personelle Ausstattung und finanzielle Stabilität belegen. Typische Inhalte sind Referenzprojekte vergleichbarer Art, Qualifikationsnachweise des eingesetzten Fachpersonals (etwa gültige Schulungen oder Meisterbriefe), Zertifikate für Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001) oder branchenspezifische Gütesiegel (ggf. auch GEFMA-Zertifikate im FM-Bereich). Ebenso werden Nachweise der Zuverlässigkeit verlangt, z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen oder Finanzämter, welche belegen, dass der Bieter seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt. Dieser Eignungsnachweis ist integraler Bestandteil der Vergabeunterlagen (nach § 6 VOB/A) und dient der Qualitätssicherung: Er filtert ungeeignete Anbieter frühzeitig aus und schützt den Auftraggeber vor Leistungsstörungen durch überforderte oder unzuverlässige Firmen. Im Facility Management sind diese Unterlagen auch für Audits und Vertragsmanagement relevant. Sie ermöglichen eine spätere Leistungskontrolle der beauftragten Unternehmen: Der Facility Manager kann bei Problemen prüfen, ob der Auftragnehmer die versprochenen Qualifikationen und Mittel tatsächlich eingesetzt hat. Insgesamt unterstützt der Eignungsnachweis eine nachvollziehbare, transparente Vergabeentscheidung und schafft Vertrauen in die Auswahl des Dienstleisters.

Die Mengenermittlung bildet die Basis für die Kostenplanung und Ausschreibung in der Technischen Ausrüstung. Hierbei werden sämtliche Leistungs- und Materialmengen detailliert berechnet – etwa Kanal- und Rohrlängen, Stückzahlen von Geräten und Komponenten, Flächen und Volumina. Gemäß HOAI-Leistungsphase 6 (Vorbereitung der Vergabe) ist der TGA-Fachplaner verpflichtet, ein exakt aufgemessenes Leistungsverzeichnis zu erstellen. Die Ergebnisse der Mengenermittlung fließen direkt in das Leistungsverzeichnis ein und ermöglichen eine präzise Kostenschätzung sowie eine klare Leistungsbeschreibung. Dieses Dokument ist für die Kostenkontrolle während der Bauausführung unverzichtbar: Es erlaubt Soll-Ist-Vergleiche und dient als Grundlage, um Nachträge oder Abrechnungen sachgerecht prüfen zu können. Eine revisionssichere Dokumentation stellt sicher, dass jede Mengenänderung nachvollziehbar festgehalten wird (beispielsweise wenn sich während der Bauphase Mengen durch Planungsänderungen ändern). Im Facility Management sind die bestätigten Mengen ebenfalls von Bedeutung. Die abgerechneten Endmengen aller verbauten Komponenten dienen als Grundlage für Wartungs- und Instandhaltungsplanung. Beispielsweise kann der Betreiber aus der Mengenermittlung entnehmen, wie viele Filterelemente oder Lüftermotoren verbaut wurden, um entsprechende Wartungsintervalle und Ersatzteilvorhaltung zu planen. Somit trägt die Mengenermittlung nicht nur zur Kostensicherheit im Projekt bei, sondern unterstützt auch die langfristige Instandhaltungsbudgetierung und Bestandsverwaltung im Gebäudelebenszyklus.

Der Fundamentplan für RLT-Anlagen gewährleistet die sichere bauliche Integration der dezentralen Klimageräte. In diesem Plan wird für jedes Luftbehandlungsgerät exakt festgelegt, wo und auf welchem Fundament oder Tragwerk es aufgestellt wird. Dabei werden die statischen Lasten und die Lastverteilung berücksichtigt, sodass die Tragwerksplanung die entsprechende Auslegung (z. B. Verstärkungen der Deckenkonstruktion oder Fundamente) vornehmen kann. Auch notwendige Durchbrüche und Aussparungen in Wänden oder Decken für Leitungsführungen sind eingezeichnet, um Kollisionsfreiheit mit anderen Gewerken sicherzustellen. Der Fundamentplan nach DIN 18379 (VOB/C) gehört zu den Ausführungsplänen, die vom Auftragnehmer oder dem Fachplaner TGA erstellt und vor Ausführung freigegeben werden. In der Baupraxis dient dieser Plan der Gewerke-Koordination: Er wird auf der Baustelle genutzt, um die korrekte Platzierung der Geräte zu überprüfen, und bildet eine Grundlage bei Zwischen- und Endabnahmen (etwa um zu kontrollieren, ob die Anlagen genau an den vorgesehenen Positionen installiert wurden). Im Facility Management geht der Fundamentplan in die Bestandsdokumentation ein. Dadurch ist auch im laufenden Betrieb nachvollziehbar, wo die Geräte sitzen, wie sie befestigt sind und welche statischen Reserven oder Einschränkungen bestehen. Sollte zum Beispiel ein Luftgerät ausgetauscht oder ein zusätzliches Gerät installiert werden, kann anhand des Fundamentplans sofort bewertet werden, ob die Tragfähigkeit ausreicht oder bauliche Anpassungen nötig sind. Somit trägt der Fundamentplan langfristig zur technischen Nachvollziehbarkeit und Sicherheit im Betrieb der RLT-Anlagen bei.

Das Funktions- und Strangschema im Ausführungsstand ist ein zentraler Bestandteil der technischen Dokumentation jeder Lüftungs- und Klimaanlage. Es handelt sich dabei um ein schematisches Diagramm, das alle Komponenten des Luftbehandlungsgeräts (beispielsweise Ventilatoren, Filter, Heiz- oder Kühlregister, Klappen und Sensoren) mit ihren Verbindungen und Funktionen zeigt. Gemäß VDI-Richtlinie 6026 zur Anlagendokumentation sind solche Schemata in der Abschlussdokumentation vorzusehen. Im Ausführungsplanungsstadium (nach erfolgter Montage und Einrichtung, entsprechend HOAI LPH 8/Bauausführung) spiegelt das Schema den tatsächlichen Ausführungszustand wider. Alle Mess-, Steuer- und Regelpunkte (MSR) sind eingezeichnet und mit Kennziffern versehen, ebenso die Flussrichtungen von Luft, Wasser oder anderen Medien sowie Energieflüsse. Dieses Schema dient als „Bedienungsanleitung in Bildform“ für die Anlage: Zur Inbetriebnahme kann das technische Personal anhand des Schemas prüfen, ob jede Komponente ordnungsgemäß angeschlossen und programmiert wurde. Abgleichmessungen und Regeloptimierungen (z. B. das Feintuning von Sollwerten und Stellkurven) erfolgen anhand des Strangschemas, da hier ersichtlich ist, welche Komponenten wie zusammenwirken. Für die Wartungsplanung liefert das Dokument ebenfalls wichtige Informationen, etwa wo Filter und Sensoren sitzen oder welche Teile einer besonderen Überwachung bedürfen. Im laufenden Betrieb ist das Funktionsschema für den Facility Manager und den Service-Dienstleister ein unverzichtbares Hilfsmittel zur Fehlerdiagnose: Bei Störungen kann man im Schema verfolgen, welche Anlagenteile betroffen sein könnten, und gezielt eingreifen. Zudem bildet es die Grundlage, um die Energieeffizienz der Anlage zu beurteilen und Verbesserungen (z. B. an der Regelstrategie) umzusetzen. Insgesamt sorgt das aktuelle Funktions- und Strangschema dafür, dass der Betreiber jederzeit einen kompletten Überblick über die Funktionsweise der dezentralen Klimaanlage hat.

Bereits in der Entwurfsphase (HOAI Leistungsphase 3) wird idealerweise ein Funktions- und Strangschema erstellt, um den geplanten Aufbau und die Wirkungsweise der Lüftungs- und Klimaanlage zu veranschaulichen. Dieses vorläufige Schema zeigt in vereinfachter Form die vorgesehenen Komponenten und deren Zusammenwirken: Wie wird die Luft durch das Gebäude geführt? Wo sollen Zu- und Abluftgeräte platziert werden? Wie sind die Hauptstränge der Medien (z. B. Warmwasser für Heizregister oder Kältemittel zu Kühlregistern) geplant? Auch die Grundzüge der Regelung – also welche Steuerungseinheiten miteinander kommunizieren – sind skizziert, inklusive erster Überlegungen zu Messstellen (z. B. Außentemperaturfühler, Raumfühler) und Sollwertvorgaben. Dieses Entwurfsschema dient der Abstimmung zwischen Planer, Bauherr und ggf. Behörden: Der Bauherr erhält ein anschauliches Bild der geplanten Anlage und kann bereits in dieser Phase Anforderungen oder Änderungswünsche einbringen. Bei größeren oder genehmigungspflichtigen Anlagen kann das Schema auch Teil der Antragsunterlagen sein, um beispielsweise das Lüftungskonzept gegenüber Prüfinstanzen transparent zu machen. Das Entwurfs-Strangschema ist ferner die Grundlage für die weiterführende Planung – in der Werk- und Ausführungsplanung wird es detailliert und ggf. korrigiert. Im Facility Management erfüllt dieses Dokument später mehrere Zwecke. Zum einen ermöglicht es eine Systemübersicht auf einen Blick, was besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Dienstleister hilfreich ist. Zum anderen lassen sich durch den Vergleich von Entwurfs- und Ausführungsschema Änderungen im Projektverlauf nachvollziehen (Revisionsdokumentation). Bei der Inbetriebnahme können Abweichungen vom ursprünglichen Konzept identifiziert und dokumentiert werden. Insgesamt fördert das frühzeitige Funktionsschema die Transparenz im Planungsprozess und stellt sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der geplanten Klimaanlage haben.

Die Ersatzteilliste eines Luftbehandlungsgeräts enthält alle wichtigen Verschleißteile und austauschbaren Komponenten mit den dafür relevanten Informationen. Entsprechend DIN EN 12599 (Übergabeprüfung von RLT-Anlagen) muss dem Betreiber zur Inbetriebnahme eine vollständige Dokumentation übergeben werden – dazu gehört auch ein Verzeichnis der Ersatzteile. In der Liste sind für jedes Ersatzteil die Bezeichnung, die genaue Hersteller- oder Teilenummer sowie ggf. die Spezifikation angegeben. Dies ermöglicht es dem Facility Manager oder Wartungsdienstleister, im Bedarfsfall exakt kompatible Teile nachzubestellen. Zudem enthält die Liste Lager- und Bevorratungshinweise, also ob und wie viele Stück eines Teils idealerweise auf Lager gehalten werden sollten, um Ausfallzeiten zu vermeiden. Wichtige Austauschintervalle werden ebenfalls aufgeführt – beispielsweise empfiehlt der Hersteller, bestimmte Filter alle 6 Monate zu wechseln oder Lüfterriemen nach einer bestimmten Betriebsstundenzahl zu erneuern. Durch diese Angaben kann die Wartungsplanung gezielt an den Bedarf der Anlage angepasst werden (präventive Instandhaltung). Ergänzend sind Servicekontakte des Herstellers oder Lieferanten vermerkt, damit bei Beschaffung von Ersatzteilen oder technischen Rückfragen schnell der richtige Ansprechpartner verfügbar ist. In der Praxis ist die Ersatzteilliste ein fester Bestandteil der Anlagendokumentation bei Projektübergabe. Sie wird idealerweise digital im CAFM-System oder Instandhaltungssoftware hinterlegt und laufend aktualisiert, wenn Komponenten ersetzt oder geändert werden. Für das Facility Management bietet dieses Dokument erhebliche Vorteile: Es ermöglicht eine proaktive Ersatzteildisposition (rechtzeitige Beschaffung vorgehaltener Teile), reduziert Lagerkosten durch gezielte Bevorratung nur der benötigten Materialien und sichert die Betriebskontinuität der Klimaeinheiten, da im Störungsfall sofort klar ist, welches Teil benötigt wird und wo es zu beziehen ist. Zudem enthält die Liste häufig Hinweise zur Entsorgung abgenutzter Teile (z. B. Filter), was hilft, Umwelt- und Entsorgungsvorschriften einzuhalten. Insgesamt unterstützt die Ersatzteilliste den Betreiber dabei, Wartungsverträge effektiv aufzusetzen und die Anlagenverfügbarkeit langfristig zu gewährleisten.

Die Fachunternehmererklärung ist eine schriftliche Bestätigung des ausführenden Unternehmens, dass die erbrachten Leistungen an der RLT-Anlage den anerkannten Regeln der Technik, den einschlägigen Normen und den Planvorgaben entsprechen. In diesem Dokument beschreibt der Fachunternehmer kurz die von ihm ausgeführten Arbeiten und verweist auf zentrale Ausführungsstandards (z. B. Montage nach DIN 18379, Elektroanschlüsse nach VDE-Vorschriften). Er bestätigt ausdrücklich die ordnungsgemäße und funktionsgerechte Installation der Anlage. Ebenso wird erklärt, dass alle geprüften Funktionen einwandfrei arbeiten – in der Regel erfolgt dies nach erfolgreicher Inbetriebnahme und Prüfung aller Anlagenteile. Die Fachunternehmererklärung wird vom verantwortlichen Betriebsinhaber oder Projektleiter des Auftragnehmers unterschrieben und mit Firmenstempel versehen, um die Verbindlichkeit zu unterstreichen. Sie ist ein wichtiges Abnahmedokument: Bei der Bauabnahme (insbesondere nach VOB/B) verlangen viele Auftraggeber diese Erklärung, bevor sie die Leistung als vertragsgerecht abnehmen. Einerseits schafft sie Rechtssicherheit für den Betreiber, da schriftlich fixiert ist, dass die Anlage fachgerecht erstellt wurde; andererseits wissen auch die ausführenden Firmen um ihre Gewährleistungsverpflichtung, die sie mit dieser Unterschrift faktisch anerkennen. In einigen Bereichen ist eine Fachunternehmererklärung sogar gesetzlich vorgeschrieben – etwa kann die Bauaufsichtsbehörde für sicherheitskritische Anlagen (z. B. Lüftungsanlagen mit Feuerlösch-Einrichtungen) diese Bescheinigung verlangen, um die Betriebserlaubnis zu erteilen. Im Facility Management dient die Fachunternehmererklärung als qualifizierter Nachweis, dass die übergebene Anlage den Vorgaben entspricht. Bei späteren Inspektionen, Versicherungsfällen oder Gewährleistungsansprüchen kann der Betreiber dieses Dokument vorlegen, um zu belegen, dass die Anlage zum Übergabezeitpunkt mängelfrei und gemäß den Regeln der Technik installiert war. Damit trägt die Fachunternehmererklärung wesentlich zur rechtlichen Absicherung des Betreibers bei und rundet die technische Dokumentation der Anlage ab.

Das Funktions- und Strangschema stellt die ausführungsreife Planung der dezentralen Klimaanlage dar. Es enthält alle Rohr- und Kanalverläufe sowie die Schnittstellen (hydraulisch, lüftungstechnisch, elektrisch). Komponenten wie Ventilatoren, Filter, Wärmetauscher und Sensoren sind mit ihren Anschlüssen und Regelkreisen übersichtlich gekennzeichnet. Ein vollständiges Strangschema ist unerlässlich für die Inbetriebnahme und spätere Wartung: Es dient als Grundlage für Wartungsdokumentation, Energieflussanalyse und Störungsdiagnose im Betrieb.

Dieses Dokument konsolidiert die technisch geprüften Ergebnisse des Ausschreibungsprozesses. Es zeigt die tatsächlich angebotenen Komponenten samt ihrer Leistungsdaten und dokumentiert etwaige Abweichungen von der ursprünglichen Planung. Damit wird die endgültige Anlagenkonfiguration festgeschrieben. Das Schema verdeutlicht auch, wie die Geräte in die vorhandene Gebäudetechnik (z.B. Heizkreise, Lüftungsnetze oder Gebäudeleittechnik) eingebunden sind. Durch die Darstellung der Einbau- und Leistungsdaten unterstützt es die technische Qualitätssicherung und erleichtert den späteren Lebenszyklusabgleich.

Das Prinzip-Schaltbild visualisiert in der Vorplanung die grundsätzliche Funktion und Steuerung der Anlage, noch bevor alle Details festgelegt sind. Es skizziert den prinzipiellen Kälte- und Luftkreislauf sowie wesentliche Regelstrategien und zeigt die Einbindung in zentrale Gebäudeautomationssysteme. Wichtige Regelgrößen (z. B. Temperaturen, Drücke) und die angenäherte Position wesentlicher Sensoren und Aktoren werden übersichtlich dargestellt. Dieses Schema dient der frühen Abstimmung mit Bauherr, Architekt und anderen Fachplanern und bildet die Basis für Budgetierung und Variantenvergleiche.

Die Gewerke-Verknüpfungsmatrix ist eine zentrale Schnittstellenübersicht, die alle fachlichen Abstimmungen zwischen den Gewerken dokumentiert und Verantwortlichkeiten festlegt. Sie listet auf, welche Informationen und Signale zwischen Lüftung, Heizung, Elektro und MSR ausgetauscht werden, und protokolliert die Übergabepunkte. Kommunikationsnetze, Steuerungsschnittstellen und Übergabepunkte werden verzeichnet, und Protokolle der Abstimmungssitzungen werden beigefügt. Dieses Dokument hilft, Schnittstellenkonflikte frühzeitig zu erkennen und eine gewerkeübergreifende Integration sicherzustellen. Im Facility Management schafft es Transparenz bei Fehleranalysen und dokumentiert die Zuständigkeiten entlang der Schnittstellen.

Die Gebrauchsanweisung ist eine vom Hersteller zu liefernde, gesetzlich vorgeschriebene Unterlage gemäß ProdSG. Sie enthält Anweisungen zur bestimmungsgemäßen Verwendung der Geräte, ausführliche Montage-, Betriebs- und Wartungsanleitungen sowie notwendige Sicherheitshinweise (§3 ProdSG) für das Personal. Darüber hinaus weist sie auf die CE-Konformität hin und stellt eine Fehlerdiagnose mit Übersicht über Ersatzteile bereit. Als verbindliches Produktinformationsdokument bildet sie die Grundlage für den sicheren Betrieb und die Schulung der Wartungsteams.

Der Wartungsbericht dokumentiert alle im Rahmen einer Wartung durchgeführten Maßnahmen und Inspektionen. Er enthält genaue Angaben zu Datum, Umfang und Ergebnis der Arbeiten sowie Messergebnisse und Befunde zum Zustand der betroffenen Komponenten. Er listet eingesetzte Ersatzteile auf und gibt Empfehlungen für weitere Schritte. Diese Berichte werden revisionssicher abgelegt und bilden einen zentralen Nachweis der Anlagenpflege. Im Facility Management unterstützen sie die Leistungskontrolle und Kostenbewertung der Instandhaltung.

Der Wartungsplan legt verbindlich fest, in welchen Intervallen (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich) Wartungs- und Inspektionsarbeiten durchzuführen sind. Er beschreibt detailliert die jeweiligen Prüfkriterien und definiert Zuständigkeiten für die Ausführung. Der Plan stellt sicher, dass alle Betreiberpflichten nach der BetrSichV eingehalten und die entsprechenden Nachweise geführt werden. Damit bildet er die Grundlage für eine systematische Instandhaltungssteuerung nach DIN EN 15331 und ist eng mit Wartungsverträgen, Prüfintervallen und CAFM-Prozessen verknüpft.

Der Wartungskalender gibt einen übersichtlichen Jahresplan aller geplanten Wartungs- und Prüfmaßnahmen, gegliedert nach Datum und Priorität. Er wird üblicherweise digital geführt (z.B. im CAFM-System) und zeigt den aktuellen Status jeder Aufgabe (geplant, in Arbeit, abgeschlossen). Damit können Ressourcen und Kosten für die Instandhaltung effizient gesteuert und die Fristen der BetrSichV eingehalten werden. Ein sorgfältig geführter Wartungskalender erhöht die Planungssicherheit im Instandhaltungsprozess und dient als Grundlage für regelmäßige Anlageninspektionen.

Die Anlageninventarliste dient als zentrales Instrument zur systematischen Erfassung sämtlicher Komponenten der dezentralen Teilklimaanlage. Sie enthält für jedes Gerät eine eindeutige Kennzeichnung (ID), den Standort sowie Hersteller- und Baujahrinformationen und listet technische Kenndaten wie Leistung, Luftvolumenstrom und Energieaufnahme auf. Durch die Dokumentation von Seriennummern, Wartungs- und Prüfzyklen wird die lückenlose Nachverfolgbarkeit der Anlagenhistorie sichergestellt. In der Praxis wird die Inventarliste in ein CAFM- oder Instandhaltungs-Informationssystem übernommen, um Inspektionen, Wartungstermine und Ersatzteilbestellungen effizient zu koordinieren. Als Basisdokument gemäß DIN EN 13306 bildet sie die Grundlage für eine strukturierte Instandhaltungsplanung und unterstützt das Facility Management bei Lebenszykluskosten-Analysen sowie bei Prüfungen und Audits. Sie ermöglicht zudem eine transparente Dokumentation gegenüber Prüfern und Stakeholdern während technischer Prüfungen und Revisionen.

In den frühen Leistungsphasen 1–2 der HOAI (Grundlagenermittlung, Vorplanung) werden im Rahmen der Aufgabenklärung alle wesentlichen Anforderungen und Rahmenbedingungen definiert. Dazu gehören die Zielstellungen sowie das Nutzungskonzept (z.B. Klimatisierungsflächen, Belegungszeiten und Soll-Klimawerte), technische Randbedingungen des Bestands (beispielsweise vorhandene Energie- und Versorgungssysteme, Raumlasten) sowie rechtliche und energetische Anforderungen (z.B. nach Gebäudeenergiegesetz GEG oder EnEV). Zusätzlich werden wirtschaftliche und nachhaltige Vorgaben festgelegt (etwa Wirtschaftlichkeitskriterien, Energieziele oder Zertifizierungsanforderungen). Die erstellte Dokumentation bildet die Basis für die spätere Genehmigungs- und Ausführungsplanung. Für das Facility Management liefert die Aufgabenklärung frühzeitig wichtige Eckdaten, da Betreiberanforderungen, Energieziele und Nutzungsbedingungen bereits zu Beginn festgeschrieben werden und so über den gesamten Lebenszyklus berücksichtigt sind.

Die Kostendokumentation gemäß HOAI bildet die finanzielle Grundlage für Bau und Betrieb der Teilklimaanlagen. Bereits in den frühen Phasen wird eine erste Kostenschätzung (Leistungsphase 2) erstellt, um eine grobe Budgetgröße zu ermitteln. Darauf aufbauend erfolgt in der Entwurfs- und Genehmigungsplanung (Leistungsphase 3) eine detaillierte Kostenberechnung nach DIN 276, bei der Bau-, Energie- und Wartungskosten systematisch gegliedert werden. In der Objektüberwachung (Leistungsphase 7) wird schließlich die abschließende Kostenermittlung durchgeführt, in der alle tatsächlich angefallenen Kosten aufgeführt sind. Die Dokumentation dieser Kostenentwicklung, einschließlich etwaiger Nachträge oder Änderungen, ermöglicht dem Facility Management die laufende Kontrolle von Investitions- und Betriebsausgaben. Variantenvergleiche und Wirtschaftlichkeitsanalysen stützen dabei die Entscheidungsfindung. So dient die Kostendokumentation als zentrales Controlling-Instrument: Sie erlaubt die Transparenz über CAPEX (Investitionskosten) und OPEX (Betriebskosten) und bildet die Basis für Budgetplanung und Lebenszykluskostenbewertung technischer Systeme.

Der Installationsplan dokumentiert gemäß DIN 18379 die konkrete Umsetzung der Klimaanlagenanschlüsse vor Ort. Er zeigt die Aufstellorte der Geräte mit den jeweiligen Anschlussarten sowie die Wege der Luftverteilung (Zuluft- und Abluftkanäle) und der Kälte-, Kondensat- und Steuerleitungen. Er enthält Angaben zu erforderlichen Platz- und Zugangsflächen für Wartung und Sicherheitsabstände zu Servicezonen. Dieser Plan wird üblicherweise vom ausführenden Unternehmen erstellt und gehört zur Abnahmedokumentation. Für das Facility Management ist der Installationsplan besonders wertvoll, da er klare räumliche Vorgaben für den Wartungszugang liefert und bei der Fehlersuche oder späteren Umrüstungsarbeiten eine genaue Orientierung bietet.

Die Ergebnisprotokolle der Funktions- und Leistungsprüfungen dokumentieren die tatsächlichen Leistungswerte der installierten Klimaanlage. Sie werden im Rahmen der Abnahme nach HOAI (Leistungsphase 8) und in Anlehnung an Normen wie DIN EN 12599 erstellt. Dabei werden Luftvolumenstrom, Kühl- und Heizleistung sowie die Temperaturspreizung der Luftströme gemessen und mit den vertraglich zugesicherten Werten verglichen. Auch Regelverhalten, Geräuschentwicklung und Energieaufnahme im Teillastbetrieb werden erfasst. Diese detaillierten Messergebnisse geben Sicherheit, dass die Anlage den Anforderungen entspricht. Sie bilden zugleich die Grundlage für Optimierungen im laufenden Betrieb und sind im Facility Management essenziell für das Energiemonitoring und die Qualitätssicherung.

Die bauphysikalischen und statischen Nachweise belegen die Einhaltung aller Anforderungen an Wärme- und Schalldämmung sowie Brandschutz der technischen Anlagen. Dazu gehören beispielsweise Berechnungen zur Wärmeverlustminderung und Akustikdämmung der Rohrleitungen und Kanäle sowie die Einstufung der eingesetzten Dämmstoffe nach Brandschutzklassen. Brandschutznachweise dokumentieren die Feuerwiderstandsklasse der verwendeten Isolierungen und erforderliche Abschottungen an Durchführungen. Üblicherweise werden Materialprüfzeugnisse und Montageprotokolle beigelegt. Statische Berechnungen können erforderlich sein, um die Tragfähigkeit von Unterkonstruktionen für schwere Gerätelasten zu verifizieren. Für das Facility Management ermöglichen diese Unterlagen, die Energieeffizienz (z.B. Vermeidung von Wärmeverlusten) und die Sicherheit (z.B. Brandschutzabnahmen) der Anlage sicherzustellen. Sie sind zudem unverzichtbar für behördliche Prüfungen und können zur Gebäudebewertung oder Zertifizierung (z.B. DGNB, LEED) herangezogen werden.

Die Dokumentation der Kostenfortschreibung und der Nachträge erfasst lückenlos, wie sich die Projektkosten gegenüber der Planung verändern. Hier werden Nachtrags- und Variantenkalkulationen bei Leistungsänderungen aufgeführt, Baufortschrittsberichte erstellt und Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Kosten analysiert. Die Aufbereitung erfolgt in Anlehnung an HOAI (§§ 10–15) und nach der Kostenstruktur der DIN 276. Für das Facility Management ist diese Dokumentation ein zentrales Controlling-Instrument: Sie schafft Transparenz über Projekt- und Betriebskosten und dient als Nachweis bei Investitionsplanungen. Durch die fortlaufende Kostenverfolgung können Investitions- (CAPEX) und Betriebskosten (OPEX) nachverfolgt und für Budgetplanung und Benchmarking herangezogen werden.

Der Bestandsaufnahmebericht bildet das Fundament jeder gebäudetechnischen Planung. Er erfasst detailliert den Ist-Zustand der technischen Ausrüstung einschließlich aller relevanten Komponenten (z. B. Luftkanäle, Heiz- und Kühlverteiler, elektrische Infrastruktur, Regelungs- und Steuerungssysteme) sowie des baulichen Zustands. Häufig werden Bestandspläne und Gebäudezeichnungen mit Feldbegehungen, Messungen und Fotodokumentation ergänzt. Dabei werden Schwachstellen, Abnutzungen oder veraltete Technik erkannt und ein Modernisierungsbedarf dokumentiert. Gemäß HOAI-Grundleistungen dient dieser Bericht der Grundlagenermittlung (LPH 1–2) und ist die Basis für ein bedarfsgerechtes Planungskonzept. Im Facility Management wird der Bestandsaufnahmebericht fortlaufend als Referenz verwendet, um den Anlagenzustand zu überwachen, Instandhaltungsstrategien abzuleiten und die Wirtschaftlichkeit von Modernisierungsmaßnahmen zu bewerten.

Die Anschlusspläne beschreiben im Detail, wie die gelieferten Klimageräte und -maschinen anzuschließen sind. Dazu zählen elektrische Anschlüsse, Kältemittel- und Wasserleitungen sowie die Luftführungsanschlüsse. Sie legen z.B. fest, welche Spannung und Sicherungen benötigt werden, wo Anschlussstutzen und Messöffnungen sind und wie die Geräte im Raum ausgerichtet werden. Damit sind sie eine zentrale Schnittstellen-Übersicht zwischen TGA, Elektrotechnik und Rohbau. Im Ausführungsablauf (LPH 5) dienen diese Pläne als Grundlage für die Montage und als Koordinationsmittel mit anderen Gewerken (z.B. Elektro, Sanitär). Im Facility Management werden die Anschlusspläne als Teil der technischen Dokumentation archiviert und bei Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen herangezogen, um die vorhandenen Anschlusskonfigurationen genau nachzuvollziehen.

Das Planungskonzept fasst die grundsätzlichen Entscheidungen für die gewählte Anlagenstruktur zusammen. Hier wird beschrieben, ob dezentrale oder zentrale Klimatisierung zum Einsatz kommt, und welche klimatischen Zielgrößen (wie Raumtemperatur, relative Feuchte, Innenraumluftqualität) angestrebt werden. Das Konzept beinhaltet zudem Vorgaben zu Energieeffizienz (z.B. Einsatz von Wärmerückgewinnung, Saisonarbeitszahlen, erneuerbare Energien) und definiert das übergeordnete Regelungs- und Automationsprinzip (etwa über Gebäudeleittechnik oder dezentrale Steuerungen). Es dient als Leitlinie für die weiteren Planungsphasen (LPH 3–4) und ist Grundlage für Genehmigungsplanung und Ausschreibungen. Für das Facility Management bildet dieses Gesamtkonzept die Basis, um Betriebsstrategien zu entwickeln und Energieoptimierungen umzusetzen. Es ermöglicht späteren Betreibern, die Anlage gemäß den vorgesehenen Betriebsbedingungen zu führen und Steuerungsparameter nachzuvollziehen.

Die Preisliste stellt sämtliche kalkulierten Einzelpositionen der technischen Ausstattung zusammen. Sie enthält für jedes Bauteil und jede Leistung einen Preis, eine kurze Leistungsbeschreibung und Verweise auf die Leistungsverzeichnisse beziehungsweise Angebote der Hersteller. Damit schafft sie volle Kosten- und Leistungsübersicht. Diese Transparenz erleichtert Vertragsprüfungen und Budgetkontrolle während der Bauausführung. Aus Facility-Management-Sicht dient die Preisliste der späteren Wirtschaftlichkeitsanalyse. Sie ist Referenzpunkt, um Aufwand und Materialkosten von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen mit den ursprünglichen Planungen abzugleichen und langfristige Budgets zu planen.

Das Mängelprotokoll dokumentiert alle bei der Abnahme festgestellten Abweichungen vom Soll-Zustand. Jeder Mangel wird beschrieben, die verantwortliche Partei für die Behebung benannt und eine Frist zur Nachbesserung gesetzt. Dadurch wird sichergestellt, dass Vertragsparteien zeitnah die definierten Mängel beseitigen. Dieses Protokoll ist vertraglich vorgeschrieben und bildet die rechtssichere Grundlage für Nachkontrollen in der Gewährleistungsphase. Im Facility Management dient es dazu, offene Punkte nach Inbetriebnahme zu verfolgen. Es verhindert, dass Mängel übersehen werden, und ermöglicht späteren Betreibern sowie Prüforganisationen die Kontrolle, dass alle Problempunkte ordnungsgemäß abgearbeitet wurden.

Der Dichtheitsprüfbericht stellt den lückenlosen Nachweis her, dass alle luft- und kältetechnischen Systeme dicht sind und ordnungsgemäß funktionieren. Er enthält Angaben zum Prüfverfahren (z. B. Überdruck- oder Unterdruckprüfung), zum eingesetzten Messgerät und Prüfdruck sowie die gemessenen Leckmengen und eine Bewertung. Nach VOB/C (DIN 18379) müssen alle Verbindungen und Systeme luftdicht sein, eine Dichtheitsprüfung ist dort als besondere Leistung festgelegt, die gesondert beauftragt wird. Auch die DIN EN 12599 (Prüfverfahren für Übergabe raumlufttechnischer Anlagen) schreibt eine Messung und Dokumentation der Luftdichtheit vor. Laut DIN EN 13779 dürfen etwa in Nichtwohngebäuden nur bis zu 2 % der Luft verloren gehen – dieser Wert muss bei der Abnahme eingehalten werden. Der Dichtheitsprüfbericht weist letztlich nach, dass diese Grenzwerte eingehalten wurden. Vor Inbetriebnahme ist er Pflichtbestandteil der Anlagendokumentation, da undichte Systeme zu Energiemehrverbrauch und Hygieneproblemen führen können. Im Facility Management wird das Protokoll genutzt, um regelmäßige Folgeprüfungen (z. B. gemäß Chemikalien-Klimaschutz-Verordnung bei Kälteanlagen) zu planen und deren Ergebnisse zu dokumentieren.

Das Einweisungsprotokoll dokumentiert, welche Personen in die Bedienung, Wartung und sicherheitstechnischen Abläufe der Klimaanlage eingewiesen wurden. Es enthält die Teilnehmer, deren Qualifikation sowie die behandelten Themen (z. B. Bedienungseinweisung, Wartungsverfahren, sicherheitsrelevante Hinweise) mit Datum und Unterschrift. Außerdem werden alle übergebenen Betriebsunterlagen (Handbücher, Schaltpläne, Wartungsanleitungen) aufgeführt. Nach der Betriebssicherheitsverordnung (§12 BetrSichV) ist der Anlagenbetreiber gesetzlich verpflichtet, seine Mitarbeiter entsprechend zu unterweisen. Mit diesem Protokoll wird die Erfüllung dieser Betreiberpflicht nachgewiesen. Für das Facility Management ist das Dokument wichtig, um Qualifikation und Verantwortlichkeiten beim Anlagenbetrieb lückenlos zu belegen. Es stellt zudem sicher, dass das Personal über notwendige Kenntnisse für einen sicheren Betrieb verfügt.

Das Prüf- und Kontrollbuch führt alle durchgeführten elektrischen Sicherheitsprüfungen nach der DGUV Vorschrift 3 (früher BGV A3) auf. Für jedes relevante Bauteil der Klimaanlage (Motoren, Schaltgeräte, Leitungen usw.) werden Datum, durchführende Person, Messergebnisse und festgestellte Mängel dokumentiert. Zudem ist die Prüfplakettennummer vermerkt und vermerkt, ob das Prüfobjekt freigegeben wurde. Diese Unterlagen sind gesetzlich vorgeschrieben und werden bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft eingesehen. Aus Sicht des Facility Managements dient das Kontrollbuch als wichtige Grundlage für die langfristige Wartungsplanung, um Prüffristen einzuhalten und die elektrotechnische Sicherheit lückenlos nachzuweisen. Es bildet einen Teil der Anlagen-Sicherheitsakte und trägt zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung bei.

Das Raumbuch (Allgemeiner Teil) ist ein zentrales Instrument der Gebäudeplanung und -dokumentation. Es listet jedes Zimmer und jede Raumzone mit grundlegenden Daten auf: Lage im Gebäude, Flächengröße, Volumen, geplante Nutzung (Büro, Labor, Unterrichtsraum, etc.) sowie die Belegungsparameter (zu erwartende Personenanzahl und Aufenthaltsdauer). Diese Angaben ermöglichen eine präzise Dimensionierung der Lüftungs-, Klima- und Heiztechnik. Im Raumbuch wird auch vermerkt, welche Hygieneklasse nach VDI 6022 (Raumlufttechnik) für den jeweiligen Raum anzuwenden ist. So kann beispielsweise ein OP-Saal eine höhere Hygieneklasse erhalten als ein Lagerraum, was spätere Reinigungs- und Überwachungsmaßnahmen steuert. Durch die systematische Erfassung der Raumdaten dient der Allgemeine Teil des Raumbuchs als Planungsgrundlage für die technische Gebäudeausrüstung (TGA). In einem CAFM-System verbunden mit Zeichnungsdaten ist das Raumbuch die Basis für spätere Wartungsplanung, Belegungsanalysen und Energieverbrauchsanalysen nach Räumen. Nach VDI 3810-2 und VDI 6023-3 bildet es auch die Grundlage zur raumbezogenen Anlagenplanung, hygienischen Kontrolle und Betriebskostenanalyse.

Im Technischen Raumbuch – Vorplanung werden in HOAI-Phase 2 die ersten planungsrelevanten Kenndaten pro Raum festgehalten. Dazu gehören beispielweise die geforderte Raumtemperatur und Luftfeuchte (Raumluftqualität), die erforderlichen Raumluftwechsel sowie allgemeine Geräteanforderungen. Vorplanerische Positionen für Klimageräte oder RLT-Geräte werden eingezeichnet, um Konflikte mit der Architektur zu antizipieren. Außerdem wird eine grobe Abschätzung des thermischen Energiebedarfs jedes Raumes vorgenommen. Hierbei fließen bereits medientechnische Vorgaben ein: Beispielsweise, wo Anschlüsse für Kühlwasser, elektrische Energie und Kondensatleitungen erforderlich sein könnten. Diese Daten dienen als Kommunikationsgrundlage zwischen Fachplaner, Architekt und Bauherrn. Die Festlegungen aus LPH 2 ermöglichen erste Kostenberechnungen nach HOAI (Leistungsphase 2) und bilden die Basis für spätere Wärme- und Kühllastberechnungen sowie die Auswahl geeigneter Systemkonzepte für Heizung, Lüftung und Klimatechnik.

In der Entwurfsplanung (LPH 3) wird das technische Raumbuch ausführlich ergänzt. Hier werden konkrete Geräteleistungen ausgewiesen (z. B. Kubikmeter Luftstrom pro Stunde, Kälteleistung oder Heizleistung je Raum). Zudem werden die genauen Positionen der Geräte eingezeichnet und mit dem Architekten abgestimmt, um etwa notwendige Einbaumaße oder Zugänglichkeiten festzulegen. Ergänzt werden Angaben zu Luftleitungen und Volumenströmen in den Kanalsystemen sowie zu Regelungs- und Steuerkonzepten (etwa Zeitprogramme, Sollwerte für Temperatur und Feuchte). Das Dokument listet außerdem Schnittstellen zu weiteren Systemen auf, zum Beispiel die Anbindung an die Gebäudeleittechnik (GLT) oder notwendige Signale der Brandmeldeanlage (z. B. zur Lüftungsabschaltung im Brandfall). Es enthält letzte Anpassungen nach Statisch- oder Architekturänderungen, um Sicherheit und Integrität der Baukonstruktion zu gewährleisten. Das Ergebnis des Entwurfsraumbuchs ist eine herstellfähige Planungsgrundlage: Diese Unterlagen fließen in die Ausführungsplanung (LPH 5) ein und werden später dem Betrieb übergeben. Für das Facility Management stellen diese Daten wesentliche Informationen bereit, um raumbezogene Wartungspläne und energiebezogene Auswertungen (z. B. Energieverbrauch je Raum im Gebäudenetz) zu erstellen.

Ein Reinigungskonzept nach VDI 6022-8 ist unverzichtbar für den hygienegerechten Betrieb raumlufttechnischer Anlagen. Es beschreibt genau, welche Anlagenteile wie oft gereinigt werden müssen – von den Luftfiltern über Wärme- bzw. Kälteübertrager bis hin zu den Luftkanälen. Im Konzept werden geeignete Reinigungsverfahren festgelegt (etwa Trockenreinigung mit Bürsten oder Hochdruckreinigung, ggf. mit chemischen Mitteln) und die Verantwortlichkeiten klar zugeordnet (z. B. Betriebspersonal oder beauftragte Fachfirma). Außerdem fordert VDI 6022-8, dass ein Gefährdungsbeurteilung für Reinigungsarbeiten erfolgt und der Reinigungserfolg dokumentiert wird (zum Beispiel durch Fotoprotokolle vor und nach der Maßnahme). Dieses Konzept ist Teil des Hygienemanagementsystems und wird bei regelmäßigen Hygieneinspektionen überprüft. Durch konsequentes Reinhalten kann die Notwendigkeit umfangreicher Reinigungen oft reduziert werden – eine Kernaussage der VDI 6022 (Blatt 1) betont, dass durch optimales Anlagenmanagement vielfach eine Sanierungsreinigung vermieden werden kann. Im Facility Management dient das Reinigungskonzept dazu, mikrobielle Kontaminationen (z. B. Schimmelpilzbildung) zu verhindern und die Luftqualität für Nutzer sicherzustellen.

Die Audit- und Nachweisdokumentation umfasst sämtliche Berichte und Protokolle, die im Rahmen der Qualitätssicherung und Compliance erstellt werden. Hierzu gehören interne Audits (bspw. nach ISO 9001 oder ISO 50001) ebenso wie behördlich geforderte Prüfungen und Abnahmen. Die wesentlichen Inhalte sind standardisierte Checklisten, Prüfkataloge und die dokumentierten Ergebnisse der technischen Inbetriebnahme bzw. Abnahme neuer Anlagen. Soll-Ist-Abweichungen werden festgehalten und in Form von Abweichungsberichten sowie Korrekturmaßnahmen nachverfolgt. Nach der VDI 6026 wird dadurch eine durchgängige Dokumentation über alle Prüfungen und deren Ergebnisse gefordert. Für das FM sind diese Unterlagen wichtig, um gegenüber Behörden und Versicherern die Einhaltung aller Vorschriften nachzuweisen. Außerdem bilden sie eine Basis für das Risikomanagement: erkannte Mängel und deren Beseitigung lassen sich nachvollziehen und in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfließen. Insgesamt dient diese Dokumentation der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der technischen Anlagenleistung.

Die Schadstoffemissionsberechnung ermittelt die Umweltwirkungen der dezentralen Klimaanlagen. Dabei werden sowohl direkte Emissionen (z. B. durch eventuelle Undichtigkeiten oder Füllverluste von Kältemitteln) als auch indirekte Emissionen (Stromverbrauch der Geräte) betrachtet. Grundlage sind die tatsächlichen Leistungsdaten der Anlagen und gängige Emissionsfaktoren (Strom-Mix, Kältemittel-GWP). Gemäß ISO 14064 wird eine CO₂-Bilanz erstellt, die den jährlichen Kohlendioxid-Ausstoß durch Kältemittelverluste und Betrieb (in kg CO₂ oder kWh) ausweist. Zusätzlich enthält die Dokumentation Hinweise zur Optimierung: Beispielsweise der Einsatz von Kältemitteln mit niedrigerem Treibhauspotential, die Verbesserung der Anlagenwirkungsgrade oder der Einsatz erneuerbarer Energien für den Betrieb. Diese Unterlagen werden im Facility Management für Nachhaltigkeitszertifikate (DGNB, BREEAM) oder interne Umweltberichte benötigt. Sie helfen zudem, Energieeffizienzmaßnahmen zu begründen und Fortschritte im Klimaschutz zu dokumentieren (ESG-Berichterstattung).

Die Schlitz- und Durchbruchspläne (auch Öffnungspläne genannt) werden in der Ausführungsplanung erstellt (LPH 5). Sie geben detailliert an, wo Wände, Decken oder Böden geöffnet werden müssen, um Rohre, Kanäle, Kabeltrassen oder Geräteunterteile einziehen zu können. Jeder Durchbruch ist mit Position, Größe und genauer Materialangabe (z. B. Stahlbeton, Mauerwerk) beschrieben. Vor Freigabe der Bauarbeiten werden diese Pläne mit dem Statiker und dem Brandschutzkoordinator abgestimmt: So ist sichergestellt, dass keine tragenden Bauteile unzulässig beschädigt werden und Brandschutzabschottungen korrekt geplant werden. Während der Montage dienen die Schlitzpläne dem Bauleiter dazu, Kollisionen zwischen den Gewerken zu vermeiden. Für das spätere FM sind diese Pläne Teil der Gebäude- und Revisionsunterlagen: Sie dokumentieren, welche Öffnungen vorhanden sind, was bei Umbauten oder Leitungsveränderungen wichtig ist und wie die Leitungsführung verläuft. In einem CAFM-System werden diese Daten genutzt, um künftige Wartungsarbeiten oder Erweiterungen effizient zu koordinieren.

Nach Abschluss der Ausschreibungen und Baufertigstellung werden die Schlitz- und Durchbruchspläne aktualisiert und als „bestandsorientierte“ Version abgelegt. Sie spiegeln die tatsächlich ausgeführte Leitungsführung wider, einschließlich aller während der Ausführung vorgenommenen Änderungen (zum Beispiel leichte Verlegungsänderungen aus technischen oder organisatorischen Gründen). In diesen Plänen werden alle Neuerungen dokumentiert: geänderte Durchmesser, zusätzliche Wanddurchbrüche oder veränderte Rohrwege nach Angebotsvarianten. Diese aktualisierte Dokumentation ist für das Facility Management essenziell. Sie bildet die Grundlage für spätere Instandhaltungs- und Wartungsarbeiten, da genau bekannt ist, wo welche Rohre und Leitungen verlaufen. Bei Um- oder Erweiterungsarbeiten kann das Team exakt nachvollziehen, welche Wände statisch verändert wurden und welche Abschottungen bestehen. Im Rahmen der Abnahme wird diese Dokumentation gemeinsam mit dem Bauherrn abgestimmt und in die Revisionsunterlagen des Gebäudes übernommen.

Der Schnittstellenkatalog (nach VDI 6039) stellt ein zentrales Steuerungsinstrument dar, um alle Verantwortlichkeiten und Übergabepunkte zwischen den Gewerken klar zu definieren. Wie die Bayerische Architektenkammer betont, ist die Festlegung von Schnittstellen „Basis für einen reibungslosen Projektablauf“. In der Planung werden hierin alle Leistungen den jeweils verantwortlichen Fachplanern und Gewerken zugeordnet – „er zeigt konkret für alle Bereiche auf, welche Leistungen von wem in den unterschiedlichen Planungsbereichen zu erbringen sind“. Typische Inhalte sind daher eine Koordinationsmatrix der Beteiligten, präzise Übergabekriterien (mechanisch, elektrisch, MSR-technisch) sowie Parameter wie Medienanforderungen oder Kommunikationsprotokolle. Im Facility Management sorgt der fertige Schnittstellenkatalog dafür, dass im laufenden Betrieb klare Instandhaltungsgrenzen bestehen: Er kennzeichnet beispielsweise, bis wo der Wartungsverantwortungsbereich des Herstellers geht und wo der Betreiber selbst tätig werden muss.

Der Schaltplan für die Klimaanlage ist ein zentrales technisches Dokument der Ausführungsplanung. Er zeigt alle Stromkreise (Steuer- und Laststrom) inklusive Schutzeinrichtungen wie Sicherungen, Erdungsleiter oder Notausschalter. Jede Kabelverbindung, jedes Ventilator- oder Kompressoraggregat wird mit eindeutiger Kennzeichnung abgebildet (unter Verwendung eines durchgängigen Anlage-Kennzeichnungs-Systems). Im Facility Management sind diese Pläne essenziell für die Fehlerdiagnose und Wartungssicherheit: Techniker erkennen aus dem Schaltbild schnell die Ursache von Störungen und können die vorgeschriebenen Prüfungen nach DGUV Vorschrift 3 (vormals BGV A3) vorbereiten. Zudem dokumentiert der Schaltplan die sicherheitstechnische Auslegung der Anlage und ist Pflichtbestandteil der Unterlagen, die dem Betreiber zur Verfügung stehen müssen.

In der Leistungsphase 5 werden im Rahmen der Ausführungsplanung vollständige Stromlaufpläne der Technischen Gebäudeausrüstung erstellt. Diese sichern die Planungskonformität und spätere Funktionsfähigkeit aller eingesetzten Komponenten. Sie zeigen beispielsweise, wie der Netzanschluss, die Verteilung (Schalt- und Verteilerschränke) sowie alle Steuerleitungen zu den Klimasystemen geführt sind. Die Pläne dokumentieren die Schalt- und Steuerungslogik und bilden damit die Grundlage für die spätere Installation und die dauerhafte Anlagenkennzeichnung. Im Facility Management werden diese Schaltpläne häufig als digitaler Revisionstand in CAFM- oder BIM-Systemen hinterlegt und aktualisiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Schaltschemata real verbaut wurden, was für Inbetriebnahme und Änderungen wichtig ist.

Der Übersichtsschaltplan (nach DIN EN 61082-1) fasst die gesamte Anlagenelektrik und die zugehörigen MSR-Systeme zusammen. Er zeigt beispielsweise die Hauptstromversorgung über Transformatoren, die Haupt- und Unterverteilungen sowie die Vernetzung aller Feldbussysteme und Sensoren. Oft ist dies ein „Einlinienschema“, das grob den Energie- und Kommunikationsfluss überblickt. Dieses Dokument ist Teil der Übergabedokumentation: Es ermöglicht dem Betreiber einen schnellen Systemüberblick und ist in der Bestandsdokumentation festzuhalten. Bei späteren Wartungen, Umbauten oder Optimierungen der Gebäudeautomation dient es als Referenz, um abzugleichen, ob die eingebaute Installation der ursprünglichen Planung entspricht.

Der Prüfbericht zur Lüftungsreinigung dokumentiert, dass alle Luftkanäle, Geräte und Bauteile gemäß den strengen Hygienevorgaben gereinigt wurden. Grundlage ist die VDI 6022 (Insbesondere Blatt 1), die verbindliche Hygieneanforderungen für raumlufttechnische Anlagen beschreibt und als anerkannte Regel der Technik gilt. Blatt 8 der VDI 6022 regelt konkret das Reinigungskonzept (Reihenfolge der Arbeiten, Probenahmen, Zuständigkeiten). Der Bericht enthält in der Regel Befunde aus der mikrobiologischen Luft- und Oberflächenmessung, Fotodokumentation der Reinigungsarbeiten sowie eine Liste festgestellter Mängel mit Korrekturplan. Laut Arbeitsstättenverordnung (§4 ArbStättV) und VDI 6022 ist er als Nachweis der hygienischen Betriebsbedingungen verpflichtend. Für das Facility Management dient der Reinigungsbericht als Beleg in Auditierungen und Zertifizierungen (etwa DGNB, BREEAM) und zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung.

Die Wartungsanweisung sichert einen ordnungsgemäßen Betrieb und langfristige Energieeffizienz der raumlufttechnischen Anlage. Sie enthält festgelegte Intervalle sowie genaue Abläufe für alle Wartungsschritte: vom Funktionscheck der Ventilatoren über Volumenstrom- und Druckverlustmessungen bis hin zu Filterwechseln und Reinigung der Wärmetauscher. Grundlage sind Normen wie DIN EN 12599 (Testverfahren bei der Übergabe von RLT-Anlagen) und branchenspezifische Regelwerke (DIN 18379). Betreiber sind nach der Betriebssicherheitsverordnung (§3 BetrSichV) verpflichtet, Anlagen gemäß Herstellerangaben instand zu halten. Die Wartungsanweisung dient deshalb als formaler Nachweis dieser Pflicht und wird im CAFM-System hinterlegt. Sie wird bei behördlichen Kontrollen und Energiespar-Audits vorgelegt, um zu belegen, dass alle Prüfpunkte systematisch abgearbeitet werden.

Das Leistungsverzeichnis ist das zentrale Dokument der Ausschreibung. Es listet alle erforderlichen Leistungen klar und produktneutral auf, damit Bieter ein verlässliches Angebot erstellen können. Für öffentliche Auftraggeber gilt, dass das Leistungsverzeichnis nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) erstellt werden muss. Dabei orientiert man sich in der Regel an den Kostengliederungen nach DIN 276: Alle Leistungsarten (Kanäle, Geräte, Installation, Prüfung usw.) werden mit Mengen und Leistungsbeschreibungen aufgeführt, oft gestaffelt nach Leistungsphasen. Ein vollständiges Leistungsverzeichnis umfasst Positionen für Haupt- und Nebenleistungen sowie mögliche Alternativ- oder Umbaupositionen. Es bildet die verbindliche Grundlage für die Vergabeentscheidung und späteres Vertragsmanagement. Im Facility Management dient es insbesondere dem Vertragscontrolling und der Prüfung der ausgeführten Leistungen auf Übereinstimmung mit der Ausschreibung. Bepreiste Leistungsverzeichnisse werden gemäß Vorschrift immer nach DIN 276 erstellt, sodass alle Kosten klar abgebildet sind.

Der Vergabevorschlag dokumentiert transparent, warum ein bestimmter Bieter ausgewählt wurde. Er enthält typischerweise die Auswertung aller Angebote (Punktbewertung nach Kriterien wie Preis, Qualität, Referenzen), eine Begründung der Entscheidung und einen Vergabevermerk. Nach §8 der Vergabeverordnung (VgV) muss der öffentliche Auftraggeber das gesamte Verfahren schriftlich dokumentieren – einschließlich der Gründe für Auswahlentscheidungen und Zuschlag. Der Vergabevermerk selbst führt die in Betracht gezogenen Bieter auf und nennt die Auswahlgründe. Für das Facility Management ist diese Dokumentation ein wichtiges Compliance-Dokument: Sie wird bei späteren Prüfungen und Audits vorgelegt, um die Nachvollziehbarkeit und Rechtskonformität der Vergabe zu belegen. Die Archivierungspflicht ergibt sich sowohl aus den vergaberechtlichen Vorgaben als auch aus der HOAI (Dokumentationsleistung in LPH 7).

Der Wirtschaftlichkeitsnachweis unterstützt die Planungsentscheidungen nach HOAI § 55 und dient im FM der Betriebsoptimierung und Budgetierung über den Lebenszyklus der Anlage. Gemäß HOAI ist bei der Planung technischer Ausrüstung die Wirtschaftlichkeit stets zu beachten – dieser Nachweis dokumentiert die dafür erforderlichen Berechnungen und Vergleiche. Er vergleicht verschiedene Lösungsvarianten und stellt deren jeweilige Lebenszykluskosten gegenüber, einschließlich der Investitionsausgaben sowie der langfristigen Betriebs- und Wartungskosten. Dadurch erhält der Bauherr eine transparente Entscheidungsgrundlage, welche Anlagentechnik unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten vorzuziehen ist. Im späteren Facility-Management dient der Nachweis zudem dazu, die geplanten Betriebskosten und Energieverbräuche mit den tatsächlichen Werten zu vergleichen und Optimierungspotenziale zu erkennen. Die Ergebnisse fließen auch in die langfristige Budgetplanung ein, was eine verlässliche finanzielle Steuerung über die Nutzungsdauer der Anlage ermöglicht.

Werkstatt- und Montagezeichnungen werden vom ausführenden Unternehmen (Auftragnehmer) auf Basis der genehmigten Ausführungsplanung erstellt. Sie dienen der präzisen Umsetzung der technischen Planung in die Baupraxis und zeigen alle Details der Montage: exakte Kanal- und Rohrleitungswege, Durchführungen durch Wände oder Decken, Befestigungspunkte für Geräte sowie vorgesehene Kondensatabläufe. Vor der Ausführung erfolgt eine technische Freigabe dieser Pläne durch den Fachplaner TGA, um sicherzustellen, dass die Umsetzung den Planungsanforderungen entspricht und kollisionsfrei mit Baukonstruktion und Statik abgestimmt ist.

Im FM-Betrieb sind Werkstattzeichnungen unverzichtbar für Umbau-, Sanierungs- und Störungsanalysen. Sie werden nach Fertigstellung der Anlage häufig in Bestandspläne überführt, welche den tatsächlichen Ausführungszustand („as built“) dokumentieren. Bei technischen Problemen kann das Facility Management anhand der Werkstattpläne schnell erkennen, wo z.B. Leitungen verlaufen oder Revisionsöffnungen für Wartungszugänge vorgesehen sind. Ebenso ermöglichen diese Unterlagen bei nachträglichen Änderungen oder Erweiterungen eine genaue Planung, da der vorhandene Zustand detailliert bekannt ist. Darüber hinaus bilden sie eine Grundlage für Abnahmeprüfungen gemäß VOB/C – der Prüfer kann anhand der Werkstattzeichnungen kontrollieren, ob z.B. die Kanalführung und Gerätmontage nach DIN 18379 und den vereinbarten Vorgaben ausgeführt wurden.

Unter der grafischen Darstellung der technischen Ausrüstung versteht man Planzeichnungen wie Grundrisse, Schnitte und Schemas, die die Klima- und Lüftungstechnik des Gebäudes abbilden. Diese Pläne entstehen in mehreren HOAI-Leistungsphasen: In der Vor- und Entwurfsplanung (LPH 2–3) veranschaulichen sie erste Konzepte, z.B. die vorgesehenen Gerätepositionen und Hauptrouten der Leitungsführung. In der Ausführungsplanung (LPH 5) werden sie detailliert, etwa mit sämtlichen Luftmengen, Volumenströmen und erforderlichen technischen Symbolen gemäß VDI 6026-1, ausgearbeitet. Spätestens zur Ausschreibung (LPH 6–7) liegen vollständige Pläne vor, die den Bietern und später den Ausführenden klare Vorgaben über Umfang und Spezifikationen der Anlage geben.

Diese grafischen Unterlagen sind im Betrieb ein zentrales Hilfsmittel für das technische Gebäudeverständnis. Genehmigungsbehörden verlangen sie beispielsweise, um sicherzustellen, dass z.B. brandschutztechnische oder schallschutzrechtliche Auflagen erfüllt werden (etwa durch Darstellung von Brandschutzklappen oder Schalldämpfern im Plan). Für das Facility Management dienen die Pläne der Betriebstransparenz: Das Wartungspersonal kann sich damit im Gebäude orientieren und schnell erkennen, welche Anlagenteile welche Bereiche versorgen. Zudem erleichtern die Pläne die Einweisung neuer Techniker sowie die Kommunikation mit externen Servicefirmen, da der Aufbau des Systems visuell nachvollziehbar ist. Insgesamt ermöglichen diese Darstellungen, dass alle Beteiligten – vom Planer über den Betreiber bis zum Prüfer – ein gemeinsames Verständnis der technischen Ausrüstung haben.

Die Wartungsdokumentation gemäß VDMA 24186 gewährleistet die Standardisierung von Wartungsprozessen für die technischen Anlagen. In dieser Dokumentation werden sämtliche durchgeführten Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen nachvollziehbar festgehalten. Typischerweise umfasst sie ausgefüllte Checklisten mit allen Wartungspunkten pro Termin, Protokolle von Prüfungen (etwa Funktions- und Sicherheitsprüfungen der Komponenten) sowie die erfassten Messergebnisse wichtiger Parameter. Auch ersetzte Verschleißteile und empfohlene Austauschintervalle (z.B. Filterwechsel alle 3 Monate) werden dort dokumentiert.

Im FM-Betrieb dient die Wartungsdokumentation als Nachweis dafür, dass der Betreiber seinen Betreiberpflichten nachkommt. Im Falle einer Überprüfung – beispielsweise durch Aufsichtsbehörden oder die DGUV (Unfallversicherung) – kann anhand dieser Unterlagen belegt werden, dass alle vorgeschriebenen Prüfungen und Wartungen ordnungsgemäß und fristgerecht durchgeführt wurden. Zudem bilden die VDMA-konformen Wartungsnachweise die Grundlage für Wartungsverträge mit Servicefirmen, da in ihnen Leistungsumfang und Prüfpunkte klar definiert sind. Bei internen oder externen Audits im Facility Management (z.B. im Rahmen von Zertifizierungen) stellt eine vollständige Wartungsdokumentation sicher, dass der Instandhaltungsprozess auditfähig und transparent ist. Moderne CAFM-Systeme unterstützen dabei, indem sie die Wartungsdatenbank digital führen und eine schnelle Auswertung der Wartungshistorie erlauben.

Die Wartungsplanung und -organisation legt fest, wie und wann die Instandhaltung der technischen Anlagen erfolgt. Hier wird bereits im Rahmen der Projektübergabe definiert, welche Wartungsstrategie verfolgt wird: Entweder eine zeitbasierte, präventive Wartung mit festen Intervallen (z.B. monatliche Kontrolle, jährliche Inspektion), oder eine zustandsorientierte Wartung, bei der Mess- und Prüfergebnisse bestimmen, wann Eingriffe notwendig sind. Das Dokument listet alle relevanten Anlagenteile – im vorliegenden Fall die dezentralen Klimaanlagen – mit ihren Wartungsintervallen auf. Diese Intervalle orientieren sich an Herstellerempfehlungen und branchenüblichen Richtwerten (z.B. Vorgaben gemäß VDMA 24186 für Lüftungs- und Kälteanlagen).

Ebenso werden in der Wartungsorganisation klare Zuständigkeiten festgelegt: Welche Aufgaben übernimmt die interne Haustechnik und welche eine externe Servicefirma? Wer kontrolliert die Ausführung und dokumentiert die Ergebnisse? Darüber hinaus beinhaltet der Plan eine Termin- und Ressourcenplanung, sodass für jede Wartungsaufgabe die nötigen Mittel und Zugänglichkeiten bereitstehen (beispielsweise erforderliche Ersatzteile oder Gerüste für Dachgeräte). In der Praxis wird diese Planung häufig in ein CAFM-System integriert, das an fällige Wartungen erinnert und die Durchführung protokolliert. Somit stellt das Dokument sicher, dass gesetzliche Prüfpflichten (etwa aus der BetrSichV oder speziellen Verordnungen wie der F-Gase-Verordnung für Kälteanlagen) termingerecht erfüllt werden. Gleichzeitig ermöglicht eine strukturierte Wartungsorganisation dem Facility Manager, Wartungstermine effizient zu bündeln und Stillstandszeiten des Betriebs zu minimieren. Im Audit-Fall kann anhand dieses Plans nachgewiesen werden, dass ein umfassendes Instandhaltungskonzept vorliegt und umgesetzt wird.

Der Wartungsplan ist die konkrete, kalenderorientierte Ausarbeitung der zuvor definierten Wartungsorganisation. Er bildet die Grundlage für das regelmäßige, vorbeugende Instandhaltungsmanagement aller technischen Anlagen. In ihm sind sämtliche Wartungsmaßnahmen für jedes Gerät oder Anlagenteil mit dem vorgesehenen Intervall (z.B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich) und dem nächsten Fälligkeitsdatum aufgeführt. Zudem wird pro Maßnahme festgehalten, welche Stelle oder Person verantwortlich ist (z.B. internes FM-Team oder externer Dienstleister).

Ein guter Wartungsplan enthält auch eine Historie: Durchgeführte Wartungen werden mit Datum und Ergebnissen vermerkt, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wann welche Arbeiten erledigt wurden und welche Befunde dabei festgestellt wurden. Dies entspricht den Anforderungen aus DIN EN 13306 (Instandhaltungsterminologie), wonach Wartungsplanung und -dokumentation Teil eines systematischen Instandhaltungsprozesses sind. DIN EN 15331 liefert weitere Leitlinien dafür, wie Instandhaltungsdienstleistungen für Gebäude organisiert und überwacht werden – der Wartungsplan ist hierfür ein zentrales Instrument. Im Hinblick auf die Betriebssicherheit dient der Plan auch als Compliance-Nachweis: Er zeigt, dass beispielsweise Prüfungen gemäß BetrSichV (wie die regelmäßige Prüfung von sicherheitsrelevanten Einrichtungen) eingeplant und durchgeführt wurden. Für den Facility Manager schafft der Wartungsplan hohe Transparenz, da er auf einen Blick den Status aller Wartungsaktivitäten erkennt. Dies erleichtert die Priorisierung von Aufgaben und ermöglicht es, Wartungsarbeiten effizient zu koordinieren (etwa durch Zusammenfassen von Tätigkeiten in einem Termin, wenn möglich). In vielen Fällen wird der Wartungsplan digital geführt und vom CAFM-System laufend aktualisiert, um Veränderungen (z.B. neue Anlagen oder geänderte Intervalle) zeitnah abzubilden.

Der Wartungsbericht dokumentiert die operative Umsetzung der Wartungsmaßnahmen und hält für jeden Wartungseinsatz detailliert fest, was getan wurde. Nach Abschluss einer Wartung – sei es eine routinemäßige Inspektion oder eine außerplanmäßige Reparatur – beschreibt der Techniker hierin alle durchgeführten Arbeiten, beispielsweise: „Filter der Inneneinheit gereinigt und getauscht; Kältemittelkreislauf auf Dichtheit geprüft; Ventilatorlager geschmiert.“ Zusätzlich enthält der Bericht sämtliche relevanten Messergebnisse und Prüfprotokolle, etwa die gemessenen Stromaufnahmen, Druckwerte, Temperaturen oder andere Soll-Ist-Vergleiche der Anlage.

Wurden bei der Wartung Abweichungen oder Mängel festgestellt, sind diese ebenfalls im Wartungsbericht vermerkt – inklusive einer Einschätzung und Handlungsempfehlung. Zum Beispiel könnte notiert sein, dass ein Kühlmittelverlust beobachtet wurde mit der Empfehlung, die Dichtheit des Systems genauer prüfen zu lassen, oder dass ein Bauteil ungewöhnliche Geräusche macht und mittelfristig ersetzt werden sollte. Der Wartungsbericht wird in der Anlagenakte abgelegt und ergänzt damit die Wartungshistorie des Geräts.

Im FM-Bereich wird der Wartungsbericht für Auditierung, Qualitätskontrolle und Nachweisführung genutzt. Auditoren oder Prüfer können anhand dieser Berichte nachvollziehen, ob Wartungen sachgerecht und gemäß Plan erfolgt sind. Das Facility Management kann die Berichte außerdem auswerten, um die Leistung von Servicefirmen zu bewerten und wiederkehrende Probleme frühzeitig zu erkennen. Im Garantiefall oder Schadensfall dienen lückenlose Wartungsberichte als Beleg, dass der Betreiber seine Pflichten erfüllt hat – was im Streitfall entscheidend sein kann (z.B. gegenüber Herstellern bei Garantieansprüchen oder gegenüber Versicherungen nach einem Ausfall).

Die technische Datenzusammenstellung ist ein zentrales Referenzdokument aller verbauten Komponenten der Klimaanlage. Darin werden für jedes relevante Gerät die wichtigsten technischen Kennwerte aufgeführt. Dazu zählen beispielsweise Hersteller, Typenbezeichnung und Seriennummer des Geräts, die Nenn-Leistungsdaten (etwa Kühl- bzw. Heizleistung in kW, Luftfördermenge in m³/h), die elektrischen Anschlusswerte (Spannung, Nennstrom, maximale Leistungsaufnahme) sowie Betriebsgrenzwerte (zulässige Umgebungstemperaturen, maximale Drücke etc.). Auch Schallpegelangaben und Energie-Effizienzkennzahlen (z.B. EER/COP oder saisonale Leistungszahlen) sind Teil dieser Übersicht, sofern relevant.

Diese Datensammlung wird in der Regel vom Anlagenerrichter zur Abnahme und Übergabe bereitgestellt, oft in Form von Gerätedatenblättern oder Tabellen im Anhang der technischen Dokumentation. Sie erfüllt die Anforderungen der VDI 6026-1 hinsichtlich Vollständigkeit der TGA-Dokumentation, indem sie dem Betreiber eine kompakte Übersicht aller Anlagenparameter bietet. Im Wartungs- und Instandhaltungsfall kann das FM-Team auf einen Blick Soll-Werte und Spezifikationen der Komponenten einsehen – etwa um zu prüfen, ob gemessene Ist-Werte im Betrieb noch innerhalb der vorgesehenen Toleranzen liegen.

Für Modernisierung und Energiemanagement ist die technische Datenzusammenstellung ebenfalls wertvoll. Planer und Energiemanager können anhand der dokumentierten Ausgangsdaten beurteilen, ob ein Austausch oder Upgrade von Geräten (z.B. durch effizientere Modelle) sinnvoll ist und welche Leistungsanforderungen erfüllt werden müssen. Insgesamt erleichtert das Vorhandensein aller wichtigen technischen Daten in einem Dokument die Zustandsbewertung der Anlage und die Planung von Optimierungsmaßnahmen erheblich.