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Anweisende Dokumentation

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Raumlufttechnische Anlagen (RLT) sind sicherheits- und hygienerelevant – und unterliegen strengen gesetzlichen, normativen und betrieblichen Anforderungen

Raumlufttechnische Anlagen (RLT) sind sicherheits- und hygienerelevant – und unterliegen strengen gesetzlichen, normativen und betrieblichen Anforderungen

Um den sicheren, effizienten und regelkonformen Betrieb dauerhaft zu gewährleisten, ist eine anweisende Dokumentation unerlässlich. Sie beschreibt verbindlich, wie und durch wen der Betrieb, die Wartung, Prüfungen und Störfallprozesse durchzuführen sind – abgestimmt auf Betreiberverantwortung nach VDI 6022, VDI 3810 Blatt 4, BetrSichV und Arbeitsstättenverordnung.

Die anweisende Dokumentation ist ein zentrales Steuerungsinstrument für Betreiber, technische Dienste und Dienstleister. Sie sorgt für Klarheit, Wiederholbarkeit, Auditfähigkeit und Rechtssicherheit – insbesondere im Umgang mit Wartung, Hygieneinspektionen, Störungen und Anpassungen. Erstelle für jede raumlufttechnische Anlage eine strukturierte Verfahrensanweisung, in der Verantwortlichkeiten, Prüfpunkte, Fristen, Abläufe und Eskalationswege verbindlich geregelt sind. Die Dokumentation sollte Bestandteil des Betreiberhandbuchs und des CAFM-Systems sein und regelmäßig aktualisiert werden.

Ziele der anweisenden Dokumentation

  • Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen (z. B. VDI 6022, VDMA 24186, BetrSichV)

  • Absicherung der Betreiberverantwortung gemäß § 823 BGB

  • Standardisierung des Betriebs und der Wartung über mehrere Standorte und Dienstleister hinweg

  • Nachweisbarkeit bei Audits, Gesundheitsamt, Unfallversicherung oder Versicherern

  • Schulungsgrundlage für interne und externe Beteiligte

Inhalte und Struktur - Grundlagenteil

  • Bezeichnung der Anlage (z. B. RLT-Anlage EG Büroflügel Nord)

  • Standort, Anlage-ID, Gebäudebezug, Raumbezug

  • Erstellungs- und Revisionsstand der Dokumentation

  • Verantwortliche Personen (Betreiberverantwortlicher, Anlagenverantwortlicher, Dienstleister)

Betriebs- und Regelstrategie

  • Beschreibung der Betriebsmodi (Normalbetrieb, Wochenendbetrieb, Nachtbetrieb)

  • Regelungsart: Konstant- oder variabler Volumenstrom, CO₂-/Präsenzregelung

  • Betriebszeiten, Umschaltzeiten, Sommer-/Winterbetrieb

  • Energieoptimierungen (z. B. Nachtabschaltung, Bedarfslüftung, Wärmerückgewinnung)

Wartung und Prüfpflichten

  • Wartung gemäß VDMA 24186 mit Intervallen und Verantwortlichkeit

  • Hygieneinspektion nach VDI 6022 Kategorie A/B – Ablauf, Beauftragung, Fristen

  • Checklisten für Sichtkontrollen, Filterwechsel, Dichtheitsprüfungen

  • Reinigungszyklen (z. B. Kanäle, Ventilatoren, Wärmetauscher)

Umgang mit Störungen und Notfällen

  • Störungsarten (z. B. Ausfall, Alarm, Sensorfehler) und Sofortmaßnahmen

  • Meldewege und Eskalationsstufen

  • Notbetrieb / Sicherheitsfunktionen

  • Verknüpfung mit GLT und Alarmierungssystem

Dokumentation und Nachweisführung

  • Art und Ort der Dokumentation (CAFM, Wartungsbuch, GLT-Protokolle)

  • Aufbewahrungsfristen (z. B. Hygieneberichte: 5 Jahre)

  • Digitale Ablageformate (PDF, Excel, Datenbankexport)

  • Verantwortlich für Prüfung, Archivierung und Datenpflege

Ergänzende Dokumente und Schnittstellen

  • Betriebsanleitung des Herstellers (ausführbar mitgeliefert, nicht ausreichend ohne anweisende Ergänzung)

  • Protokolle der Hygieneinspektion

  • Schemata der Anlage mit markierten Wartungspunkten

  • Verknüpfung mit CAFM: Wartungsplanung, Maßnahmenhistorie, Fristenüberwachung

  • Schnittstelle zur GLT: Zustandsanzeigen, Historie, Datenpunkte

Erfolgsfaktoren

  • Erstellung durch oder mit Unterstützung von Facility Management und HSE / Technik

  • Freigabe durch Betreiberverantwortliche

  • Schulung aller Beteiligten (auch Dienstleister) anhand der Dokumentation

  • Regelmäßige Revisionen – z. B. jährlich oder bei Umbauten/Systemanpassungen

  • Integration in das zentrale Betreiberhandbuch / Dokumentationsportal

Beispiele für anweisende Dokumente

  • Verfahrensanweisung „Filterwechsel RLT-Anlage EG-Nord“

  • Checkliste „VDI 6022 Hygieneinspektion Vorbereitung“

  • Betriebsanweisung „RLT-Störung und Notbetrieb“

  • Dokumentationsrichtlinie „Pflege der CAFM-Daten für RLT“